リマインドの意味は?リマインドメールの書き方には注意が必要?仕事で役立つ使い方・例文も解説!

リマインドとは『思い出させる』こと!

先輩

新商品説明会の会議室、確定させた?
いや、まだ参加者の人数が確定してないんでそのままですっ。

新人

先輩

まだ全員から出欠の連絡がきてないってこと?人数に応じて仮押さえしてるんだから、もうそろそろいらないところ開放しなきゃ。返事まだの人にリマインドメール送ってくれる?

ビジネスシーンでこんなやり取りは頻繁に行われますが、「リマインドメールって?」となると先輩にも手間をかけてしまいます。

リマインドは、簡単にいうと『思い出させる』ことを指すビジネス用語です。メール以外にも使われることも多く、その際は日本語に直したときのニュアンスが若干異なります。さまさまなシーンで「あぁ、こういうこと言ってるんだな!」と瞬時に理解できるよう、しっかり学んでいってください。

リマインドの意味をチェック!

リマインドという用語を会話で正しく使うには、言葉の意味を理解しておかなければいけません。まずはビジネス用語としてのリマインドと、語源である英語での意味をチェックしましょう。

ビジネス用語のリマインドとは?

ビジネスシーンで、『リマインド』はこんな意味をもって使われます。

■思い出させる
■思い起こさせる
■気づかせる

基本的には、ただ『通知する』ということではなく、対象の人の記憶に働きかけて「あっ!そうだった!」と思い出してもらう手助けというイメージですね。場面によっては『再確認』『念押しの確認』の意味合いで使われることもあります

ちなみに、時間に余裕がないときは『アラート』という言葉が使われますので、上手に使い分けてください。

英語のリマインド(remind)はどんな意味?

リマインドは英語では『remind』と書き、こんな意味をもった単語です。

■思い出させる(ように言う)
■気づかせる
■注意する

そして、remindを熟語にはこのようなものがあります。

■remind A of B(AにBのことを思い出させる)
■remind someone of another time(~に昔のことを思い出させる)
■remind someone not to~(~しないよう念をおす) など

英語のメールでリマインドする場合

『リマインドする』を英語のメールで伝える際は、件名の後ろに【reminder】をつけると目につきやすいです。

『Re:〇〇』といったように、最初に送ったメールに『Re』をつけることでリマインドを判断する人もいるようですが、『Re』は一般的には『Return(戻す)』『Reply(返事をする)』の解釈が浸透しています。

したがって、返信のボタンを押して『Re』の形にするだけでは、リマインドであることは伝わりにくいでしょう。また、本文には相手の気分を害することのないよう、次の一文を忘れずに入れてください。

■This is just a friendly reminder that~
■This is just to let you know that~

この場合、remindではなく名詞形の『reminder』になりますので注意しましょう。どちらも『~について念のためにお知らせします』といった内容です。

そして、リマインドメールに対して「あ!そうだった!」と返信をする際はこちらの一文を。

■Thank you very much for your reminder.
■Thank you for the reminder.

最初の文章のほうが少し丁寧なのですが、どちらも「リマインドありがとう」の英語表現です。

[ビジネス版]リマンドの使い方・例文

リマインドの意味は複雑ではないのでもう理解できましたよね?それでは、実際のビジネスシーンではどのように使われるのでしょうか。例文を使って見ていきましょう。

例文1

上司

部内会議はいつになった?
日程候補をメールしたんですが、まだ全員から返信がきてないんです。すぐリマインドします。

先輩

例文2

新人

あ、アメリカ支社に出張日程の詳細連絡するの忘れてました!
もしかしてリマインドメールがきたの?すぐに返信してね。あ、「リマインドありがとう」ってひとこと忘れないでね。

先輩

例文3
おー、リマインドメールありがとう!明日会議があることすっかり忘れてたよ。

相手を怒らせないリマインドメールの送り方のポイントとは?

ビジネスシーンでは、リマインドメールを送るという作業が頻繁に発生します。しかし、場合によっては送った相手の気分を害することがあります。これが取引先の相手でリマインドメールが原因で関係が悪化しては大変です。

「再確認したい」「メールの返信を催促したい」ときに、どんなことに気を付ければいいか、ポイントを簡単にまとめて紹介します。

リマインドメールが必要な場面

「メールを再送しておきたい」と思うのはどんなときか思いつきますか?一般的にリマインドメールが必要になる場面をあげてみましたのでチェックしてみましょう。

■会議や飲み会など、出欠確認のメールを出しているのに音沙汰がない。
■取引先とのアポイントメント日程の確認。
■質問に対しての回答がなかなかもらえない。
■資料などの提出期限がせまっている。 など

アポイントメントについては次の記事で詳しく解説しているので、そちらもぜひ参考にしてくださいね。
アポイントメントとはどんな意味?用語の使い方や電話・メールにおけるアポの取り方を徹底解説

おさえておきたいポイントをチェック!

リマインドメールは効率よく業務を遂行するためには必要です。しかし、相手を怒らせてしまってはいい仕事はできません。それではどんなところに気をつければいいのでしょうか。書き方のポイントを『件名』『本文』にわけてチェックしてみましょう。

件名を工夫する

ビジネスメールは、件名で並べ替えができるよう、件名を変更せずにやり取りするのが望ましいとされています。そのため、その件名で何を確認したいのかを件名に表したい場合は、こんな風に書くことがあります。

新製品開発状況説明会議の件【持参資料についての確認】

リマインドメールを送る場合も上の件名の同じように『〇〇の件【リマインドメール】』と書くと、「なんの催促をしてきたんだ!」とイラつく人は多いんです。それではどのような件名がいいのか?

■〇〇の件【再確認依頼】
■××の件【予定確認】

「念のために確認したいだけですよ~」という雰囲気を表すことが大切なんです。

本文を工夫する

リマインドメールの文面の工夫は、出欠の確認などについて一斉にメールする際には特に必要です。

リマインドメールを送る際は、件名で何をリマインドしたいのかは伝わっているでしょう。しかし、すぐに本題に入るのではなく、まずは、きちんと挨拶文をいれ、お詫びのひとことを書きます

■お忙しいところ恐縮です。
■何度も申し訳ございません。など

そして、出欠確認メールなど、すでに返信をもらっている人たちにも届いてしまう可能性がある場合には、この文言も必要です。

■すでにご返信をいただいている方は、読み飛ばしてください。
■すでに提出していただいた方にもお送りしていますので、ご容赦ください。

もしチェックする時間があれば、返信をもらっていない人をピックアップして送るほうがいいわね。

リマインドメールを英語で送るには?

リマインドメールは、日本語ではなく海外の支社や取引先などに英語で書く場合もあるでしょう。この場合は、件名に『Reminder』の文字を入れるのが一般的です。

ちょっとした表現の違いで気持ちを左右される日本人と違い、はっきり物事を言う海外には、『件名見ると一目瞭然』というメールのほうが効果は高いです。

リマインドとリマインダーはどっちを使うべき?

リマインダーは『reminder』と書く名詞の英語。リマインドや『remind』と書く動詞の英語です。

リマインダー(reminder)の意味は?
■思い出させる人
■注意
■催促状

メールを送る場合には、リマインドもリマインダーも同様の意味合いとなります。『催促状』の意味をもつリマインダーよりも、リマインドのほうが表現としてはやわらかいでしょう。

しかし、今はソフトウェアで『リマインダー』の名称で機能を設けている場合があるので、リマインダーの機能を知っている人かどうかで使い分けてもいいですね。

[番外編]『リマインドブルー』という歌がある!

北海道出身のボカロP*である『じん』さんの楽曲に『リマインドブルー』があります。これは、カゲロウプロジェクト(カゲプロ)に登場するキャラを集めた架空の団体である『メカクシ団』のシンタローを主人公にしているそうです。

歌詞の最後には『遠回りをしよう 昨日の僕と一緒に』という言葉が出てきます。今日の僕に昨日の僕を思い出させる点が『リマインド』になるのではないでしょうか。

(ボカロP*:音声合成ソフトのボーカロイドを活用する人、またはその楽曲をつくる人。

ビジネスシーンでもプライベートでも相手に配慮してリマインド!

リマインドは対象となる人に「思い出してください!」ということを伝えるのには便利な言葉です。しかし、使い方によっては不快な思いをさせてしまうので、相手に配慮して上手に使いこなしてください。