アポイントメントとはどんな意味?用語の使い方や電話・メールにおけるアポの取り方を徹底解説

アポイントメントとは「人に会う約束」のこと

新人

A社のBさんとのアポイントメントとれましたよっ!
おー!お手柄!前に〇〇君が怒らせたからどうかと思ったけど、やったわね。

先輩

新人

商談もうまくいくといいですねっ。

アポイントメントは、新入社員であっても頻繁に使うことがあるカタカナ語ですよね。一般的に『人に会う約束』のことを指して使う言葉ですが、きちんと意味を考えることはあまりないのではないでしょうか。

そこで、今回は当たり前に使っている『アポイントメント』という言葉について、しっかり理解を深めたいと思います。

アポイントメントの意味をチェック

アポイントメントとは、「約束をする」という意味合いの言葉だということは多くの人が理解しているかと思います。それでは語源について考えたことはありますか?ここではまず、どんな言葉から生まれた言葉なのかについてまとめてみました

カタカナ語の「アポイントメント」って?

ビジネスシーンで使われるカタカナ語としてもアポイントメントにはこんな意味があります。

■面会の約束
■面会の予約
■会合の約束
■会合の予約

つまり、人に会う約束のことですね。主に、仕事上での約束をする場合に使われますが、日常生活での約束で使っても問題はありません。しかし、友達との約束で『アポイントメント』を使うとちょっと堅苦しく感じるかもしれませんね。

英語のアポイントメントは「appointment」

アポイントメントは英語で『appointment』と書きますが、もとは動詞の『appoint』に、動詞につけると名詞の形になる『-ment』がついたものです。それでは、それぞれの単語の意味を見てみましょう。

appointmentの意味
■(場所と時間を決めて)約束(する)
■予約
■任命
■職位 など
appointの意味
■指名する
■任命する
■設ける
■定める
■(日時・場所などを)決める など

名詞か動詞かだけで、意味には大きな違いは無いみたいだね。

アポイントメントを略して使うことも

アポイントメントが正式な言葉ではありますが、会話の中では『アポ』や『アポイント』と略して使うほうが多いでしょう。

これを読んでいる人の中には、アポやアポイントが正式だと思っていた人もいるのではないでしょうか?そのくらい、略語のほうが世の中に浸透しているといえます。

アポイントメントの使い方・例文

アポイントメントビジネスシーンでも頻繁に使われる言葉なので、使い方の説明はいらないかもしれませんが、一般的な使い方の例を紹介しておきますね。

アポイントメントをとる

例文1
A社の担当者とのアポイントメントはとることができたのか?
例文2
来週の木曜日のアポイントメントを取得することができました。詳細はのちほどメールをしておきます。
例文3

新人MR

あの先生、「忙しい」っていつも話聞いてくれないけど、やっとアポイントメントとることができましたーっ!

アポイントメントがある

例文1
今日は大事なアポイントメントがあるので、打ち合わせは明日にしてもらえますか?
例文2
明日はアポイントメントがありますが、夕方からなら時間がとれます。

例文の中の『アポイントメント』は『アポ』や『アポイント』に置き換えることができるわよ。

メール・電話におけるアポイントメントの取り方

ビジネスシーンでのアポイントメントは、主にメールや電話でとることになります。「予約をとるなんて誰でもできるよ」と思うかもしれませんが、いざ実際にやってみると必要な情報がない場合もあるものです。そこで、ここではポイントをまとめてみました。

メール編

今は、メールはビジネスで連絡をとる場合の主な手段になっています。しかし、ダラダラと長い文章を書いてしまっては、相手も読むのがイヤになってしまい、伝えるべきことが伝わりません。要点をまとめて簡潔に書くことを心がけましょう。

ポイントその1
件名を見るだけで案件がわかるようにする。
【新商品ご紹介の件】【来月の所要打ち合わせの件】など、受信トレイの中でもどんな要件のメールなのかがわかるようにしましょう。

ポイントその2
宛名はきちんと書きましょう
メールの宛先が連絡をする相手ですが、宛名なきちんと書きましょう。その場合、所属や名前はフルネームにすることが基本です。

ポイントその3
目的を簡潔に書く
件名の中で、何の件でアポイントメントをとりたいかは書いていますが、メール本文にも簡潔に目的を書きましょう。

ポイントその4
日時はいくつかピックアップする
(例)
誠に勝手ながら、下記の日程の中でご都合がつく時間帯はございますか?
〇月〇日 〇時~ (1時間程度)
×月×日 ×時~

なお、先に先方の予定を聞いてから自分の都合をつけるという方法もありますので、その場合は「ご都合の良い日程をいくつかご連絡いただけるでしょうか」などと連絡します。

注意!
初めて連絡する相手の場合、自己紹介や挨拶文も忘れず書きましょう。

電話編

電話はメールとは違い、やり取りの証拠が残りません。電話でアポイントメントをとる場合は、まずは確認すべきことをメモをしておきましょう。内容については前の項目の『メール編』を参考にしてください。

ポイントその1
日程はまず相手の意向を聞く。
日程をピックアップしておく理由は先方から「そちらはいつがいいですか?」と質問された場合にスムーズに返答するため。

もう一つは、先方に希望の日程を伝えられたとき、自分でピックアップした日程と重なる部分があれば、その場で決定することができるからです。

ポイントその2
話し方や話すトーンに注意する。
電話は相手の顔が見えません。声だけでその人の印象が決まってしまうので、暗い印象にならないよう、少し高めの声を出すことがおすすめです。

また、電話は聞き取りにくいので、ゆっくり話すということにも心がけましょう

アポイントメントセールスは危険?問題点とは?

まず、アポイントメントセールスとはどのようなことをいうのでしょうか?例をいくつか挙げてみました。

■「あなただけの特別優待セール」などの内容のハガキを送って顧客を営業所に呼び出して販売に結び付ける。
■「展示会があるのでぜひ…」という内容の電話で顧客を営業所に呼び出して展示品を販売する。
■「無料サービスが受けられます」という内容の電話やハガキで顧客を営業所に呼び出し、高額な商品を契約させる。
■「展示会をしているので見ていきませんか?」と街頭で声をかけて顧客を誘導して販売する。

英語のアポイントメントには、『任命』という意味があり、もとになっている英語のアポイントには『指名する』『任命する』という意味があります。

ある特定の人にターゲットをしぼって案内するということが『指名する』『任命する』と同じような意味になるので、このように呼ばれるようになったという説があります。

アポイントメントセールスは、「今このタイミングで買えるなんてあなたは本当にラッキーですよ~」と顧客の心理を揺さぶってきます。その結果、買うつもりではなかったものを買ってしまうわけです。

このような話にのらないのが一番です。しかし、もし万が一アポイントメントセールスで商品を購入してしまった場合、これは特定商取引法の訪問販売になるので、条件を満たせばクーリング・オフが適用されます。念のために覚えておきましょう。

アポイントメントと一緒に覚えたい表現・用語

ビジネスの中でアポイントメントをとる場面に遭遇した場合、ほかにもいくつか登場する言葉があります。ここではよく使われる、スケジュールや面会関係の言葉を集めてみましたのでぜひ参考にしてください。

オンスケ

オンスケとはオンスケジュール(on schedule)の略語で、『予定通りに』という意味があります。

先輩

A社とのアポイントメント、〇日の〇時だったよね?
はい、今のところオンスケです

新人

こんな感じで使います。オンスケの詳しい意味やその他の使い方などは以下の記事で詳しく紹介しているので、そちらも参考にしてください。
オンスケとはどんな意味?スケジュールが前倒し・遅延になったときの使い方もチェック!

ご来訪

『ご来訪(らいほう)』は、取引先などの相手に、自分のいる所に来てもらうことをいいます。同じような意味で使われる言葉に『ご来社』がありますが、これは来てもらう場所が自分の会社に限られます。

会社に来てもらうのか、外部の会議施設に来てもらうのかによって『ご来訪』『ご来社』の使い分けが必要なので注意しましょう。

『ご来訪』については、以下の記事で詳しく紹介しているので、そちらも読んでみてくださいね。
「ご来訪」の正しい意味・ビジネスメールでの使い方!「ご来社」との違いとは?

お越しください

目上の人や、取引先の人に対して「来てください」と言いたい場合、敬語の『お越しください』を使うのが適切です。

アポイントメントで来社してもらった相手に「本日はお越しくださいまして…」という使い方もします。

『お越しください』についての詳しい内容は以下の記事にわかりやすくまとめているので、こちらもぜひ読んでみてください。
「お越しください」とは?メールでの使い方・類語・英語表現をチェック

仕事ではマナーを守ってアポイントメントをとろう!

仕事をするうえでは、他社の人と面会をする機会も多く、アポイントメントをとることも頻繁に発生します。アポイントメントをとる時点で悪い印象を与えると、最悪の場合、面会キャンセルになることもあります

この記事の中でも簡単にアポイントメントをとる際のポイントも紹介したので、そちらも参考にしながら、実行してみてください。