採用メールの返信マナー|新卒・転職で使えるパターン別例文を紹介

採用 メール 返信

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相談者

メールで採用の通知を数社からいただきました!入社したい会社と辞退したい会社…どちらも返信はどうしましょう~!
うれしい悩みですね!返信の内容によって、メールの書き方も変わるのでポイントをおさえておきたいところです。

アドバイザー

相談者

メールについてのマナー…自信ないです!
それでは、メールのマナーや例文の作り方を一緒に確認しましょう!

上司

採用通知をメールでもらったらすぐに返信しましょう

採用 返信 メール

一般的に、企業からの採用の通知は電話かメールで来ることが多くなっています。

一般的な採用通知の流れ

 

最終面接から3日~1週間前後

 電話メールで内定の通知が来る

 

▶連絡から1週間前後

 採用通知書送付される

※最初の連絡が無く、採用通知書だけ送られてくる場合もあります。

どんな時にメールで返信をするのか?

先に紹介したように、採用を通知される方法は電話・メール・採用通知書の3パターンです。

このうち、メールで採用の通知が来た場合はそのまま返信して採用を承諾・保留・辞退するのかを伝えることになります。

また、電話で採用の返事を伝えようと思ったが担当者につながらなかった場合にもメールで返信をする場合があります。

MEMO
最終面接のときに、合否の通知(電話・メール、いつごろまでになど)について伝えられることもあります。

対応方法を準備しておくと、落ち着いて対応できるのでおすすめ。

返信のタイミングは?

採用の通知を受けてから、どのタイミングでメールの返信をするべきなのでしょうか?

承諾のタイミングは、なるべく早めが好印象です。遅くてもビジネスマナーとして24時間以内には返信したいところです。

注意
ほかの会社の採用の通知を待っているからと返信をせずに放置するのは絶対やめましょう。

アドバイザー

採用担当者も、メールが届いているか気になりますし、電話を個別にかけるなどの手間を取らせてしまうことにもなりかねません。

採用の通知になんのアクションもせずに放置してしまうと、最悪辞退されたとみなされてしまうこともあります。

返事を保留したい場合にはその旨をメールでもいいので、はっきり伝えることがおすすめです。

【重要】承諾する前に確認しておくべきこと

先に紹介したように、採用の通知メールにはできるだけ早めに返信するほうがいいのですが、必ず採用を承諾する前に確認しておかなければいけないことがあります。

それは雇用条件についてです。以下の点で不明な点がないかチェックをしてみてください。

●給与(月給・時給、残業代込みなのかなど)
●賞与実績(年何回なのかなど)
●勤務時間(始業・就業時刻、休憩)
●年間休日日数、曜日・各種休暇(年末年始・お盆など)
●社会保険・厚生年金や通勤交通費などの福利厚生

多くの場合は、応募や面接の時点で明らかになっているはずです。しかし不明なまま入社してしまうと「こんなはずでは」ということにも。

【メールでの確認方法】としてメール例文を紹介しておきますので、参考にしてみてください。

採用内定のお礼と雇用条件の確認(名前)

株式会社●● 人事部 ××様

 

先日、面接をしていただきました(名前)と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

 

内定承諾のお返事の前に、ご確認させていただきたいことがございます。
※まだ承諾していないという意思表示をしましょう!

 

先日の面接の際に、雇用条件について詳細をお伺いすることを失念しておりました。お手数をおかけいたしますが、~~~~についてお教えいただけますでしょうか。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————-
署名

送信する時間帯も注意

メールを送る時間帯としては、応募企業の就業時間中がベストです。会社によっては就業時間がまちまちで迷ってしまうこともありますよね。その場合は9時~22時までの間ならマナー違反にはならないとされています。

ただ、自分もその時間に仕事をいている場合もあるでしょう。その場合に使えるのがメールの「送信予約」機能です。

MEMO
送信予約機能について
Outlookはメールの送信予約機能がありますし、GmailやThunderbirdは拡張機能を利用することで送信予約をすることができます。

この機能を利用すると、返信メールを夜中に作成しておき、応募企業の就業時間に送ることも可能です。

返信が遅れた場合の対処方法

メールの返信は「なるべく早め」に最低24時間以内にするものという説明をしてきました。

しかし、就職・転職活動で忙しく動いているうちに「後で落ち着いてから返信をしよう」と企業からのメールを放置して返信を忘れてしまっていたということもありがちです。

そんな時にはどのように対処するべきなのでしょうか?

対処法

1)気づき次第すぐに返信
毎日メールチェックする時間を決めておき、できるだけ早く気付ける体制を

 

2)お礼の言葉は省略し、返信メールの文頭に謝罪の言葉を入れる
例)
返信が遅くなりまして、誠に申し訳ございません。
返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。など

 

3)返信が遅れてしまった理由は不要
説明してもらっても企業としては意味がないし、だらだら長くなってしまうのは避ける

採用メールの返信作成方法をおさえよう

採用 返信 メール 作成 方法 パターン

これまでは返信メールについての大まかなマナーをチェックしてきました。ここからは実際にメールを作成する方法を確認していきます。

すぐに使える例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください

伝えるべき要素は3つ|簡潔に伝えよう

採用メールの返信はできるだけ端的に、必要な事項を伝えるのがポイント。

なぜなら、採用担当者は忙しくしている場合が多いためです。大きな企業なら大人数の採用者を抱えていたり、中小企業なら採用担当以外の仕事を兼務している場合もあります。

アドバイザー

パッと見て、採用を承諾するのか、保留したいのか、辞退したいのかの意思が伝わり、社会人としての挨拶が端的にできているメールが好ましいです。

それを踏まえて伝えるべき3つの要素を確認してみてください。

1)お礼の言葉
最初に内定をしてもらったことに関してお礼の言葉を書きましょう。さらっとでOKです。

 

2)【重要】採用に対しての意思表示
あいまいな表記になっていると、確認作業が必要になるなど採用担当者の手を煩わせてしまうことも。はっきりとした意思表示ができているかをチェックして送信しましょう。

 

3)入社後の意欲
こちらもさらっとした文章でOKです。

詳しい例などは、これから紹介するパターン別例文で確認してください。返信ならではのマナーもあわせて見ていきましょう!

件名はRe: を付けたまま

返信メールを作成すると、勝手に件名は「相手の件名にRe: を先頭につけたもの」になっています。転職メールの返信の場合はこの件名をあえて変更する必要はありません

相手企業側からみても、Re: をつけたままの方が流れを追いやすくなるからです。

MEMO
やり取りが何度か続いた場合は、Re: が何個もつならなってしまい件名がみえなくなることも。

Re: は1~2個のみ残して削除してしまうのがスマートです。

引用は消さずに

本文の引用も最後につけたままでOKです。返信メールを作成すると、勝手に企業からのメール本文全文の引用が下のほうについていると思います。

この引用も長くなってしまうからと消してしまうことはありません。そのままで返信をしましょう。

MEMO
アドレスはフリーアドレスを使いましょう
Yahoo!メールやGmailなどですね。してはいけないのは、スマホのキャリアアドレスを使うこと。添付された書類を確認できない場合があることや文字化けをしてしまうことがあるからです。

また、転職の場合は会社で割り当てられたアドレスもNG。転職前の会社のアドレスを使っていると、「この人は公私混同する人」と思われても仕方ありません。

MEMO
署名も準備しましょう

一般的な例を紹介しておきます。記号などに☆や♪などを使用しないようにしてくださいね。

【学生の場合】
―――――――――――――――――
名前(なまえ)←フリガナはひらがな、カタカタ、ローマ字など好きなものでOK
▲▲大学〇〇学部□□学科
〒000-0000
住所~~~~←住所は書かない場合も
携帯電話:~~~~~
メール:~~~~~~~
―――――――――――――――――

【転職の場合】
************************************
名前:名前(なまえ)
住所:000-0000 ~~~~~~~~
電話番号:~~~~~~
メールアドレス:~~~~~~
************************************

採用メールの返信|パターン別例文を6つ紹介

採用 メール 返信 パターン 例文

最終面接以降、企業からの採用通知のメールが来た後の返信メール例を紹介します。

面接日の日程決め・調整のためのメール例文は以下のリンク先の記事で紹介しているので参考にしてみてください。
転職 メール 返信転職活動中のメールの返信に迷ったら!すぐに使えるマナー・テンプレを紹介

ここからご紹介する例文に記載の名前部分ですが、学生の場合は「▲▲大学〇〇学部□□学科の(名前)」とし、転職者の場合は「名前」のみでOKです。

例文を自分用に変更して活用してみてください。

採用(内定)を承諾する場合

株式会社●● 人事部 ××様

大変お世話になっております。(名前)と申します。

 

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

 

貴社の内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。
一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。何卒、よろしくお願い申し上げます。
———————
署名

保留にしてもらいたい場合

内定承諾のご回答延期のお願い(名前) ※件名はRe:でもOK

 

株式会社●● 人事部 ××様

先日、面接をしていただきました(名前)と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社からこのようなご評価を賜りましたこと、大変うれしく存じます。

 

すぐにでも内定承諾のお返事をすべきところ大変恐縮ですが、
〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか

 

重要なことですので、改めて家族と相談したうえで決断したく思います。

こちらの都合でご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、ご理解いただけましたら幸いに存じます。
 
何卒よろしくお願い申し上げます。
———————–
署名

注意
回答期限を設定しておく必要があります。

あまり長期間の回答期限を設定してしまうと、企業側から辞退されてしまう可能性もあります。3日間~1週間を目安に設定しましょう。

・「理由」は例文のようにぼかすのが当たり障りなくオススメ。正直に「他の企業の選考結果を踏まえたうえで、慎重に判断させていただきたいと思います。」としてももちろんOKです。

保留にしてもらっていて、承諾/辞退する場合

件名:内定承諾のご連絡(名前)

株式会社●● 人事部 ××様

先日、貴社よりご内定をいただき、回答を保留させていただいておりました(名前)です。

 

この度は私の都合で勝手なお願いをしたにも関わらず、猶予期間をいただき誠にありがとうございました改めまして、謹んで内定をお受けし、入社させていただきたく存じます。

 

貴社で一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
————
署名

件名:内定辞退のご連絡(名前)

株式会社●● 人事部 ××様

先日、貴社よりご内定をいただき、回答を保留させていただいておりました(名前)です。

 

この度は私の都合で勝手なお願いをしたにも関わらず、猶予期間をいただき誠にありがとうございました。改めまして検討の結果、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

 

お手間やお時間をおかけしたにも関わらず、このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。

 

また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、
メールにより内定の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。

 

末筆ではございますが、今後の貴社のますますのご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
————
署名

MEMO
保留していただいていたことに対してお礼を述べるのを忘れずに。

採用を途中で辞退する場合

株式会社●● 人事部 ××様

お世話になっております。

 

●月●日(●)●時に面接予定の(名前)と申します。or書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
※辞退するタイミングに合う文言に変更してください。

 

一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

 

お手間やお時間をおかけしたにも関わらず、このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。また、メールにより採用の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。

 

末筆ではございますが、今後の貴社のますますのご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
———————–
署名

MEMO
こちらも、理由は「一身上の理由」でOKです。

ただ、より詳しく聞かれることもあるのでその場合は、素直に理由を書いてもOK。
例)
・貴社以外の企業から内定をいただいたため
・転職活動を中断せざるをえなくなったため と伝えてもいいでしょう。

採用(内定)の承諾については以下のリンク先の記事でより詳しく説明してます。気になる方はチェックしてみてください。
内定承諾をメールのみでしてもいい?件名や返信方法、例文もご紹介!

注意
採用の辞退は内定を承諾した後でも法律的には入社の2週間前までなら可能です。

ですが、内定を辞退することは相手企業にとっては、採用にかかった時間や経費などの大きな損失を与えてしまうことを理解するように心がけてください。

転職の場合 入社日についての返信

転職の場合は、内定の前後に入社日を決定するやり取りが必要になります。

離職中の場合は即日入社が可能であることを伝えて意欲を見せることができますが、働いている場合はそうはいきません。

アドバイザー

面接などでは最低遅くとも2~3か月以内には入社できるという旨を伝えておきます。

そして退社日を調整し入社日が決定したら、電話かメールで企業に伝えるようにしましょう。

株式会社●● 人事部 ××様

大変お世話になっております。(名前)と申します。

 

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接でご相談させていただいた入社初日の日程をご報告申し上げます。

引継ぎのため、退職日は×月〇日と決定いたしました

そのため、入社日は×△月×日以降とさせていただけますと幸いです。

 

貴社の一員となり、貢献できる日を心待ちにしております。

ご多用のところ、恐れ入りますが入社日程のご調整をよろしくお願い申し上げます。

———————
署名

転職・退職に関して詳しくまとめてある記事は以下のリンクから↓
転職したいと思ったらどうする?慌てて退職する前にやりたいこと 退職届・退職願の疑問を徹底解説|書き方(見本・テンプレートあり)や出し方・英語表現を解説 退職 切り出し方退職の切り出し方マニュアル|伝えるタイミングや退職理由を考えてみた

退職日や入社日など、転職活動におけるやりとりは、仕事をしながらでは大変です。

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採用メールの返信例文【アルバイト・パート・派遣向け】

ここまでは、新卒(既卒、第2新卒)や転職の方向けの例文を紹介してきました。ここでアルバイトやパート、派遣の場合の返信メールの例文も紹介していきます。

どんな働き方でも、気持ちの良い返信をして働き始めたいですよね。返信をする際に参考にしてみてください。

アルバイト・パートの場合の返信

アルバイトやパートでの採用の場合、メールの返信をすることは少ないでしょう。

しかし、返信していけないわけではありません。

少し手間でも「採用のお礼」と「今後のやる気」を書き、返信しておくことで、相手も好印象をもち、気持ちよく働き始めらるでしょう。

件名:アルバイト採用のお礼 ※Re: で返信でもOK!

(店名、会社名など)店長 〇〇 様

 

お世話になっております。

先日はお忙しい中、面接のご機会を頂戴し誠にありがとうございました。

 

また、採用のご連絡をいただき感謝申し上げます。

1日でも早く仕事を覚え、皆様のお力になれますよう一生懸命頑張ります。

 

まずは取り急ぎ、御礼申し上げます。

———————–
署名

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↓大手のアルバイトが探しやすい
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派遣会社への返信例文も紹介

派遣の場合は、登録している派遣会社から採用のメールなどが来ます。承諾・辞退のどちらの場合でも返信するのがマナーになります。

派遣会社からの連絡を無下にしてしまうと、担当者の印象を悪くしてしまいます。良好な関係を続けていくためのマナーも必要ということです。

会社を紹介してもらった時の返信について2パターンの例文を紹介します。

・進めてもらいたい

件名:Re:お仕事のご紹介

(派遣会社の会社名)ご担当者様

 

いつもお世話になっております。(名前)と申します。

 

お仕事をご紹介いただき、ありがとうございます。

(紹介してもらった会社名)の仕事内容を確認させていただきましたが、
是非進めていただきたく存じます

 

選考にあたり、こちらで準備・対応が必要なことなどございましたら
ご教示いただけますと幸いです。

 

お手数をお掛けいたしますが、宜しくお願い申し上げます。
———————–
署名

・選考に進むことをお断りする場合

件名:Re:お仕事のご紹介

(派遣会社の会社名) 紹介担当(名前)様

いつも大変お世話になっております。(名前)と申します。

 

この度はお仕事をご紹介いただき、誠にありがとうございました。

 

早速、お仕事の内容を確認させて頂きましたが
大変恐縮ですが、◯◯(時給や勤務地)の条件の面で希望に沿わず
今回は見送らせていただきたく存じます。

※どの条件が合わなかったのか書いておくと次回の提案にいかしてもらえる期待も

 

お時間を割いていただいたにも関わらず、申し訳ございません。

引き続きお仕事のご紹介、何卒宜しくお願い申し上げます。
———————–
署名

CHEWYおすすめサイトを紹介

↓事務のお仕事に強い
テンプスタッフ

↓初心者出も安心
リクルートスタッフィング

お世話になる会社に気持ちの良い返信メールを

採用 メール 気持ちの良い やりとり

就職・転職活動をしていると、採用の流れの中で行われるメールのやり取りは避けてとおれません。

なるべく早いタイミングで、要点をおさえたメールが送れるよう準備しておくが大切。焦らずやり取りが進められるのでおすすめです。

マナーをおさえた返信メールを送り、お世話になる会社と良好な関係を築きましょう。