内定承諾をメールでしてもいい?パターン別文例や保留の場合も紹介

内定受託 メール

相談者

やりました~~~!志望していた会社から、採用のメールをいただきました!
それはおめでとうございます!では内定の承諾をしなければいけませんね。

アドバイザー

相談者

そうなんです。でも電話したらいいのか、メールでそのまま返信したらいいのかと迷ってて。

内定の承諾はなるべく早めにしたいものです。メールで内定承諾をしても良い条件があるので知っておきましょう!

アドバイザー

メールはあり?内定承諾の基礎知識

内定 受諾 メール

そもそも内定承諾といっても、ズバリこういうものだ!と答えられる求職者の方はなかなかいないのではないでしょうか?

まずは内定承諾についての基礎知識を学んでいきましょう。

内定を承諾するときに最低限、伝えるべき事項は以下の2点です。

・内定のお礼
内定を承諾する明確な意思表示

※あいまいな表現をするとトラブルになってしまうこともあるので注意してください。

基礎知識|電話が基本?

基本的に、内定の承諾の方法は電話が好ましいとされています。これからお世話になる会社ですから、丁寧な対応をしておきたいもの。

しかし、マナー的にメールで内定の承諾をしていい場合もあります。以下で紹介します。

また、転職エージェントサービスを使用した場合には、内定の承諾もエージェントを通して行うことがあるので注意しておきましょう。

ちなみに、「企業からの内定の連絡」は以下のような流れになってます。

①最終面接から3日~1週間前後

取り急ぎ、電話かメールで内定の通知が来る➡この後、内定受諾の連絡をします

②さらに1週間前後

  採用通知書が送付されてくる

最終面接後は電話やメールを見逃さないようにしましょう。ちなみに不採用の場合はメールが来る、不採用通知書の送付、また連絡がない場合もあります。

【重要】雇用条件で不明点がないか必ずチェック!

入社までに確認しておくべき雇用条件としては以下のものが挙げられます。もし気になる点があれば、必ず「内定の承諾をする前」に確認しておきましょう。

●給与(月給・時給、残業代込みなのかなど)

 

●賞与実績(年何回なのかなど)

 

●勤務時間(始業・就業時刻、休憩)

 

●年間休日日数、曜日・各種休暇(年末年始・お盆など)

 

●社会保険・厚生年金や通勤交通費などの福利厚生

多くの場合は、応募や面接の時点で明らかになることが多いでしょう。しかし、上記のような雇用条件が確認できていないまま入社してしまうと、あとあと困ってしまうことも。

【メールでの確認方法】としてメール文例を紹介しておきますので、参考にしてみてください。

件名:採用内定のお礼と雇用条件の確認(名前)
名前を件名に記載しておくと採用担当者が見やすく親切です。

 

本文:株式会社✖✖
人事部 □□様

 

先日、面接をしていただきました(名前)と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

 

内定承諾のお返事の前に、ご確認させていただきたいことがございます。
※まだ承諾していないという意思表示をしましょう!

 

先日の面接の際に、雇用条件について詳細をお伺いすることを失念しておりました。お手数をおかけいたしますが、~~~~についてお教えいただけますでしょうか。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————-
署名

メールで内定の承諾をしても良い2つの条件

基本的に電話で承諾が望ましいと紹介しましたが、どのような場合にメールで内定の承諾を行うのか2パターンに分けて紹介していきます。

1)メールで内定連絡を受け取った場合

会社側から内定の通知をメールでもらった場合はそのまま返信で内定の承諾をしてもいいとされています。実践ですぐ使える文例は後ほど紹介します。

MEMO
最終面接のときに合否の通知方法(電話・メール、いつごろまでになど)についても伝えられることもあります。それぞれ電話やメールでの対応方法を準備しておくと、落ち着いて対応できるのでおすすめです。

2)電話をしたときに不在だった場合

承諾の電話をかけたが、不在だった場合もメールをしていいパターンのひとつです。

採用担当者も多人数の相手をするわけですから、処理が多く忙しい場合もありますよね。そのためメールでの承諾の連絡でもマナーさえ守られていれば悪い印象にはなりません。

ただ、この場合は前置きに「電話をさせていただきましたが…」という文をつけておきましょう。

実践ですぐ使える文例は後ほど紹介します。

タイミングは原則1日以内!

内定承諾 メール 返信 タイミング

内定の通知を受けてから、どのタイミングでメールの返信をするべきなのでしょうか?

承諾のタイミングは、1日以内のなるべく早めが好ましいといえます。理由はビジネスマナーとして24時間以内の返信が基本とされているためです。

ただ、まだ学生であるなど社会に出ていない場合もあるでしょう。その場合は最低2~3日以内には返信したいところです。

アドバイザー

やってはいけないのは、ほかの会社の採用の通知を待っているからと返信をせずに放置してしまうことです。

採用担当者としても、メールが届いているか・目を通してくれているか気になりますし、電話を個別にかけるなどの手間を取らせてしまうことにもなりかねません。もちろん印象もよくはないでしょう。

返事を保留したい場合にはその旨をメールでもいいので、はっきり伝えることがおすすめです。

保留する場合の文例は後ほど紹介します。

書き方のポイント

内定承諾 メール 書き方 ポイント
実際にメールで承諾の連絡をするときに、ここだけはおさえておくべきポイントをまとめてみました。

内定承諾のメールとはこういうものだということを確認しておきましょう。

伝えるべきことを絞って簡潔&丁寧に伝える

内定をもらえて「うれしい気持ち」や「今後の意欲」でいっぱい!というときでもその気持ちを長々と書き連ねるのはNG

なぜなら、採用担当者は複数人の選考で多忙なことが多いため、パッとみて内定を承諾するのかどうかがわかりやすい端的なメールを求めているからです。

最低限の必要な要素を残し、できるだけムダを省いたメール作成を心掛けましょう。以下に伝えるべき3つの要素を紹介します。

伝えるべき3つの要素

できるだけ端的に必要な事項をメールで伝えるために「これが書けていればOK」という要素を挙げてみました。

1)お礼の言葉

まずは、内定をしてもらったことに関してお礼の言葉を書きましょう。さらっとでOKです。

少し丁寧にする場合には「先日は、お忙しい中、面接をしていただき誠に有難うございました。」などのお礼も入れてもOK。長くなりすぎないように注意が必要。

2)【重要】内定を承諾する意思表示

この部分があいまいな表記になっていると、確認作業が必要になるなど採用担当者の手を煩わせてしまうことも。はっきりと内定を承諾する意思表示ができているかチェックしてからメールを送信しましょう。

3)入社後の意欲

入社後に早く貢献できるように頑張る気持ちがあることも書いておきましょう。こちらもさらっとした文章でOKです。

ではそれらをふまえてパターン別の文例をみていきましょう。

パターン別|内定承諾メール文例

内定承諾 メール 文例 パターン

基本的には内容は同じなのですが、少し細かく以下のパターンに分けてメールの文例をチェック事項とあわせて紹介します。

自分はどのパターンに当てはまるのかをみながら、参考にしてみてください。

メールで内定連絡を受け取った場合の文例・返信の件名

まず1つ目のパターンとして「内定連絡をメールで受け取った場合」の文例を紹介します。

件名:Re:採用内定のご連絡(名前)

 

本文: 株式会社●● 人事部 ××様
大変お世話になっております。

▲▲大学〇〇学部□□学科の(名前)と申します。

 

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

 

貴社の内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。
一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

———————-
署名

MEMO
企業側から内定の通知をメールでもらった場合の「件名」はRe:がついていてOKです。

電話をしたときに不在だった場合の文例

内定承諾の連絡に関して電話をしたが、担当者が不在などつながらなかった場合のメール文例です。

件名:内定承諾のご連絡(名前)

 

本文:株式会社●● 人事部 ××様
大変お世話になっております。▲▲大学〇〇学部□□学科の(名前)と申します。

ご多用のようでしたので、メールにてご連絡させていただきます。

 

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

 

御社に貢献できるよう努力して参ります。
ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
———————–
署名

MEMO
・「件名」は内定の承諾連絡だとわかるようにする

例)採用内定のお礼、内定通知の承諾のご連絡など ※名前も併記するとよりわかりやすくなります

・先に電話したが…という1文を追加するのを忘れずに!

「保留」にさせてほしい場合の文例

この記事では、内定承諾のメールについてご紹介をしていますが、もちろん承諾を迷ってしまうときや、残念ながらお断りをする場合もあるでしょう。

まずは、考える時間が欲しい場合など保留にさせてほしいときの文例を紹介します。

件名:内定承諾のご回答延期のお願い(名前)※件名はRe:でもOK

 

本文:株式会社●● 人事部 ××様
先日、面接をしていただきました▲▲大学〇〇学部□□学科の〇〇と申します。

 

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社からこのようなご評価を賜りましたこと、大変うれしく存じます。

 

すぐにでも内定承諾のお返事をすべきところ大変恐縮ですが、〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか
 
重要なことですので、改めて家族と相談したうえで決断したく思います。

 

こちらの都合でご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、ご理解いただけましたら幸甚に存じます。
 
何卒よろしくお願い申し上げます。
———————–
署名

MEMO
回答期限を設定しておく必要があります。またあまり長期間の回答期限を設定してしまうと、企業側から辞退されてしまう可能性もあります。3日間~1週間を目安に設定しましょう。

・理由は例文のようにぼかすのが当たり障りなくオススメ。正直に「他の企業の選考結果を踏まえた上で、慎重に判断させて頂きたいと思います。」としてももちろんOKです。

保留後に承諾する場合の文例

内定の承諾を保留にしたあとに、承諾させてもらう連絡をするパターンの例文も紹介します。

件名:内定承諾のご連絡(名前)

 

株式会社●● 人事部 ××様
先日、貴社よりご内定をいただき、回答を保留させていただいておりました▲▲大学〇〇学部□□学科の(名前)です。

 

この度は私の都合で勝手なお願いをしたにも関わらず、猶予期間をいただき誠にありがとうございました
 
改めまして、謹んで内定をお受けし、入社させていただきたく存じます。

 

貴社で一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
————
【署名】

MEMO
保留していただいていたことに対してお礼を述べるのを忘れずに。
署名は準備できている?パターンを紹介

これまで紹介したメール文例の最後にはすべて「署名」とあります。署名の一般的な例も紹介しておきます。また学生の場合と転職の場合では多少書き方が異なるので、注意してください。

【学生の場合】
―――――――――――――――――
名前(なまえ)←ひらがな、カタカタ、ローマ字など好きなものでOK
▲▲大学〇〇学部□□学科
〒000-0000
住所~~~~←住所は書かない場合も
携帯電話:~~~~~
メール:~~~~~~~
―――――――――――――――――

【転職の場合】
************************************
名前:名前(なまえ)
住所:000-0000 ~~~~~~~~
電話番号:~~~~~~
メールアドレス:~~~~~~
************************************

※転職の場合は、会社のメールアドレスで送らないように注意してください。個人のメールアドレスから必ず送りましょう。

英語で内定承諾のメールを送る場合

内定を承諾する英文の一般的なメール例文もご紹介します。訳はあえて載せませんので、訳文を理解したうえで活用してください。

件名:Letter of Appreciation for Being Accepted
本文:Job Application
 

Dear Sir,
I am deeply grateful for being accepted as your new ~~~. Thank you for hiring me and for giving me the opportunity to use my skills and serve your company.
Rest assured that I will do my best to get my job done everyday without fail.
I will do everything to meet your expectations and not disappoint you.
I once again thank you very much!
Respectfully yours,

内定承諾後の内定辞退はできるのか?

内定承諾 メール お断り

内定承諾の電話やメールをしたあとに「やっぱり辞退したい」ということもあるでしょう。この場合、辞退することは法律的にはOKです。会社側から訴えられるなどのことはありません。

しかし、企業側としても採用にかけている時間や費用は決して少なくありません。法律的には問題がないといっても、企業側に多大な迷惑がかかってしまうことを念頭において辞退の申し出をするようにしましょう。

MEMO
電話やメールで承諾をした1週間後くらいに「内定承諾書」が郵送やメール(PDFデータ)で送られてきます。この内定承諾書を提出したあとでも内定辞退は可能です。

転職・中途採用の場合の注意点とは|新卒と異なる点

内定承諾 メール 転職 新卒

転職の場合、注意しておきたいのが「入社日」です。新卒の場合と異なり、会社をまだ辞めていない場合は引継ぎなどの期間が必要になるため、すぐの入社が不可能なこともあります。一般的には引継ぎなどに1か月は欲しいところなので、転職先を1か月以上待たせてしまうことにも。

採用内定からあまりに待たせてしまうと、人手不足などで即戦力が期待されている場合などは内定を取り消されてしまうこともあります。

内定の承諾をする前に、トラブルを防ぐため入社日のすり合わせをしっかりと行うようにしましょう。

転職の場合で、トラブルにならないか不安な場合は、無料で相談できる転職エージェントを利用するのもおすすめです。

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