内定承諾をメールのみでしてもいい?件名や返信方法、例文もご紹介!

相談者

やりました~!志望していた会社から、内定のメールをいただきました!
おめでとうございます!では、内定承諾をしなければいけませんね。

アドバイザー

相談者

電話したらいいのか、メールで返信したらいいのか迷っていて…。

内定承諾は、なるべく早めにしたいもの。メールで内定承諾をしてもいい条件がありますよ!

アドバイザー

基本は電話?内定承諾の基礎知識

内定 受諾 メール

内定承諾といっても、「ズバリこういうものだ!」と答えられる求職者の方は、なかなかいないのではないでしょうか?

まずは内定承諾に関する基礎知識を学んでいきましょう。内定を承諾するときに、最低限伝えるべき事項は次の2点です。

・内定のお礼
内定を承諾する明確な意思表示

※あいまいな表現をするとトラブルになってしまうこともあるので注意してください。

電話での内定承諾は丁寧な印象に

基本的に、内定承諾の方法は電話が好ましいとされています。これからお世話になる会社ですから、電話で直接感謝を伝え、丁寧な対応をしておきたいものです。

しかし、ビジネスマナーとして、メールで内定承諾をして問題ない場合もあります。また、転職エージェントサービスを使用した場合には、内定承諾もエージェントを通して行うケースが存在します。

内定通知の流れ

企業からの内定通知は、一般的に次のような流れで行われます。

STEP①:最終面接から3日~1週間前後

・取り急ぎ、電話かメールで内定の通知がくる。

・そのあと、内定承諾の連絡をする。

 

STEP②:さらに1週間前後

・採用通知書が送付されてくる

最終面接後は、電話やメールで連絡がくるかもしれないため、見逃さないようにしましょう。不採用の場合は、メールがくるか、不採用通知書が送付されます。企業によっては、不採用の求職者には連絡をしない場合もあります。

雇用条件に不明点がないかチェック!

入社までに確認しておくべき雇用条件としては、次の事項が挙げられます。もし気になる点があれば、「内定承諾をする前」に必ず確認しておきましょう。

給与月給・時給、残業代の扱い
賞与実績回数、金額
勤務時間始業・就業時刻、休憩
休日年間休日日数、曜日、各種休暇(年末年始・お盆)
福利厚生社会保険・厚生年金、通勤交通費、住宅手当

多くの場合は、応募や面接の時点で明らかになるでしょう。しかし、上記のような雇用条件が確認できていないまま入社すると、あとで困ってしまうことも。「聞きにくいから」と遠慮せずに、気になることがあれば確認しておくと安心です。

電話だと丁寧な印象になりますが、場合によってはメールのみでの対応もOKですよ!

メールのみで内定承諾をしてもいい条件とは

電話で内定承諾をすることで丁寧な印象は与えられますが、場合によってはメールのみで対応するのもアリ。どんなときにメールで内定承諾ができるのかお伝えします。

メールで内定承諾してもいい2つの条件

どのような場合にメールのみで内定の承諾を行うことができるのか、2パターンに分けて紹介していきます。

1)メールで内定連絡を受け取った場合

会社側から内定の通知をメールでもらった場合は、そのまま返信し、内定承諾をしてもいいとされています。メールで連絡をもらったのであれば、メールで返信するのが自然ではありますよね。

最終面接のときに、合否の通知方法(電話・メール、いつごろまでになど)について伝えられることがあります。電話やメールでの対応方法を準備しておくと、落ち着いて行動できるのでおすすめです。

2)電話をしたときに不在だった場合

内定承諾の電話をかけたとき、担当者が不在だった場合も、メールで対応していいパターンのひとつです。

採用担当者も多人数の相手をするわけですから、処理が多く忙しい場合もありますよね。そのため、メールでの内定承諾でも、マナーさえ守られていれば悪い印象にはなりません。

ただ、この場合は前置きに「電話をさせていただきましたが…」という文をつけておきましょう。

メールで内定承諾するときの文例

電話とは異なり、メールのみで内定承諾する場合は、時間をかけてゆっくり文面を考えることができます。次のような文例を参考にしながら、メールの内容を検討してみてください。

件名:

採用内定のお礼と雇用条件の確認(名前)
※名前を件名に記載しておくと、採用担当者がすぐに確認できます。

 

本文:

株式会社✖✖
人事部 □□様

 

先日、面接をしていただきました(名前)と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

 

内定承諾のお返事の前に、ご確認させていただきたいことがございます。
※まだ承諾していないという意思表示をしましょう!

 

先日の面接の際に、雇用条件について詳細をお伺いすることを失念しておりました。

お手数をおかけいたしますが、~~~~についてお教えいただけますでしょうか。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————-
署名

まずはお礼を述べ、確認すべきことがあれば、その旨を記載しましょう。内定承諾について明確に意思表示してしまったあとでは、細かな雇用条件などは聞きにくくなるため、先に確認しておくようにしてください。

メールのみで内定承諾していいことも多そうね!電話よりはじっくり内容を考えられるし、メールの方がやりやすいかな。

内定承諾のタイミングは原則1日以内!

内定承諾 メール 返信 タイミング

内定の通知を受けてから、どのタイミングでメールの返信をするべきなのでしょうか?

承諾のタイミングは1日以内が基本で、なるべく早い方が好ましいといえます。その理由は、ビジネスマナーとして24時間以内の返信が基本とされているためです。

ただ、まだ学生であるなど、社会に出ていない場合もあるでしょう。その場合は、遅くても最低2~3日以内には返信したいところです。

アドバイザー

ほかの会社の採用の通知を待っているからと返信をせずに放置してしまうのはNG。採用担当者に、電話を個別にかけるなどの手間を取らせてしまう可能性も。もちろん印象もよくはないでしょう。

内定承諾を保留したい場合は、その旨をメールに記載しても問題ないため、はっきりと意思を伝えることがおすすめです。

内定承諾に関するメールの書き方のポイント

内定承諾 メール 書き方 ポイント
実際にメールで承諾の連絡をするときに、おさえておくべきポイントをまとめてみました。内定承諾のメールとは、こういうものだということを確認しておきましょう。

伝えるべきことを絞って簡潔&丁寧に伝える

内定をもらえて、「うれしい気持ちでいっぱい」というときでも、その気持ちを長々と書き連ねるのはNG

なぜなら、採用担当者は複数人の選考で多忙なことが多いため、パッとみて内定を承諾するのかどうかがわかりやすい端的なメールを求めているからです。最低限の必要な要素を残し、できるだけムダを省いたメール作成を心掛けましょう。

伝えるべき3つの要素

必要事項を端的にメールで伝えるために、「これが書けていればOK」という要素を挙げてみました。

1)お礼の言葉

まずは、内定をしてもらったことに関してお礼の言葉を書きましょう。さらっとでOKです。

少し丁寧にする場合には、「先日は、お忙しい中、面接をしていただき誠に有難うございました。」などのお礼も入れてもOK。長くなりすぎないように注意が必要です。

2)【重要】内定承諾の意思表示

この部分があいまいな表記になっていると、確認作業が必要になるなど、採用担当者の手をわずらわせてしまうことも。メールの文面で、はっきりと内定を承諾する意思表示ができているか、チェックしてから送信しましょう。

3)入社後の意欲

入社後に早く貢献できるように頑張る気持ちがあることも書いておきましょう。こちらもさらっとした文章でOKです。

新人

内定をもらって、舞い上がって、長々と情熱を伝えすぎないように気をつけないと…。

パターン別|内定承諾メールの文例(件名・本文)

内定承諾 メール 文例 パターン

基本的には必要な内容は同じなのですが、少し細かくパターンに分け、メールの文例やチェック事項を紹介します。

自分はどのパターンに当てはまるのかを考えて、参考にしてみてください。

メールで内定連絡を受け取った場合の文例・返信の件名

まず、1つ目のパターンとして「内定連絡をメールで受け取った場合」の文例を紹介します。

件名:Re:採用内定のご連絡(名前)

 

本文: 株式会社●● 人事部 ××様
大変お世話になっております。

▲▲大学〇〇学部□□学科の(名前)と申します。

 

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

 

貴社の内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。
一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

———————-
署名

MEMO
企業側から内定の通知をメールでもらった場合の「件名」はRe:がついていてOK

電話をしたときに不在だった場合の文例

内定承諾の連絡に関して電話をしたが、担当者が不在などつながらなかった場合のメール文例です。

件名:内定承諾のご連絡(名前)

 

本文:株式会社●● 人事部 ××様
大変お世話になっております。▲▲大学〇〇学部□□学科の(名前)と申します。

ご多用のようでしたので、メールにてご連絡させていただきます。

 

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

 

御社に貢献できるよう努力して参ります。
ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
———————–
署名

MEMO
件名は、「採用内定のお礼」「内定通知の承諾のご連絡」など、内定承諾の連絡だとわかるように。先に電話したが…という1文を忘れずに!

「保留」にさせてほしい場合の文例

内定の連絡をもらっても、もちろん承諾を迷ってしまうときや、残念ながらお断りをする場合もあるでしょう。

「まずは考える時間がほしい」など、内定承諾を保留にさせてほしいときの文例を紹介します。

件名:内定承諾のご回答延期のお願い(名前)※件名はRe:でもOK

 

本文:株式会社●● 人事部 ××様
先日、面接をしていただきました▲▲大学〇〇学部□□学科の〇〇と申します。

 

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社からこのようなご評価を賜りましたこと、大変うれしく存じます。

 

すぐにでも内定承諾のお返事をすべきところ大変恐縮ですが、〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか

重要なことですので、改めて家族と相談したうえで決断したく存じます。

 

こちらの都合でご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、ご理解いただけましたら幸甚に存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。
———————–
署名

MEMO
回答期限を3日間~1週間に設定しておくことがポイント。保留の理由は、文例のようにぼかしておくのが無難。正直に「他の企業の選考結果を踏まえたうえで、慎重に判断させて頂きたく存じます」としてもOKです。

内定保留後の承諾メールを送る場合の文例

内定の承諾を保留にしたあとに、承諾させてもらう連絡をするパターンの例文も紹介します。

件名:内定承諾のご連絡(名前)

 

株式会社●● 人事部 ××様
先日、貴社よりご内定をいただき、回答を保留させていただいておりました▲▲大学〇〇学部□□学科の(名前)です。

 

この度は私の都合で勝手なお願いをしたにも関わらず、猶予期間をいただき誠にありがとうございました

改めまして、謹んで内定をお受けし、入社させていただきたく存じます。

 

貴社で一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
————
【署名】

MEMO
保留していただいていたことに対して、お礼を述べるのを忘れずに。
署名は準備できている?パターンを紹介

これまで紹介したメール文例の最後には、すべて「署名」とあります。署名の一般的な例も紹介しておきます。学生の場合と転職者の場合では多少書き方が異なるので、注意してください。

【学生の場合】
―――――――――――――――――
名前(なまえ)←ひらがな、カタカタ、ローマ字など好きなものでOK
▲▲大学〇〇学部□□学科
〒000-0000
住所~~~~←住所は書かない場合も
携帯電話:~~~~~
メール:~~~~~~~
―――――――――――――――――

【転職者の場合】
************************************
名前:名前(なまえ)
住所:000-0000 ~~~~~~~~
電話番号:~~~~~~
メールアドレス:~~~~~~
************************************

※転職の場合は、会社のメールアドレスで送らないように注意してください。必ず個人のメールアドレスから送りましょう。

英語で内定承諾のメールを送る場合

内定を承諾する英文の一般的なメール例文もご紹介します。訳はあえて載せませんので、訳文を理解したうえで活用してください。

件名:Letter of Appreciation for Being Accepted
本文:Job Application
Dear Sir,
I am deeply grateful for being accepted as your new ~~~. Thank you for hiring me and for giving me the opportunity to use my skills and serve your company.
Rest assured that I will do my best to get my job done everyday without fail.
I will do everything to meet your expectations and not disappoint you.
I once again thank you very much!
Respectfully yours,

内定承諾後に内定辞退はできるのか?

内定承諾 メール お断り

内定承諾の電話やメールをしたあとに、何らかの事情で「やっぱり辞退したい」ということもあるでしょう。この場合、辞退することは法律的にはOKです。会社側から訴えられることはありません。

しかし、企業側としても、採用にかけている時間や費用は決して少なくありません。法律的には問題がないといっても、企業側に多大な迷惑がかかってしまうことを念頭において辞退の申し出をするようにしましょう。

MEMO
電話やメールで承諾をした1週間後くらいに「内定承諾書」が郵送やメール(PDFデータ)で送られてきます。この内定承諾書を提出したあとでも内定辞退は可能です。

転職・中途採用の場合の注意点とは|新卒と異なる点

内定承諾 メール 転職 新卒

転職の場合、注意しておきたいのが「入社日」です。新卒の場合と異なり、会社をまだ辞めていない場合は引き継ぎなどの期間が必要になるため、すぐの入社が不可能なこともあります。一般的には引継ぎなどに1か月は欲しいところなので、転職先を1か月以上待たせてしまうことにも。

採用内定からあまりに待たせてしまうと、人手不足などで即戦力が期待されている場合などでは、内定を取り消されてしまうこともあります。

内定承諾をする前に、トラブルを防ぐため、入社日のすり合わせを行うようにしましょう。

転職の場合で、トラブルにならないか不安な場合は、無料で相談できる転職エージェントを利用するのもおすすめです。

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