退職の挨拶メールのタイミング、パターン別文例、送り方などをチェック!

相談者

退職日が決まりました!この日までに退職の挨拶をしないといけないな~。あれ?いつするものでしたっけ?
退職の挨拶は社外と社内でタイミングが変わってくるので、間違えないようにしたいですね。

アドバイザー

相談者

そうなんですか!聞いてよかった~!あと、感謝の気持ちを伝えたいけど、他に必要なことってありますか?
もちろん、伝えておくべきこと送り方マナーもありますので、しっかりチェックしたうえで気持ちの良い挨拶をしてくださいね。

アドバイザー

そもそも、退職の挨拶はメールでいいのか?

退職 挨拶 メール 例文

退職の挨拶でメールを使うことは一般的です。ビジネスツールとして確立しているメールですので、挨拶をメールで行うことでマナー違反にはなりません。むしろ、部署全体に挨拶をする場合などメールが活躍してくれます。

ただ、どんな相手にもメールで退職の挨拶を送っていいのか?といわれるとNOです。どのような場合にメールでの退職の挨拶がOKになるのか、チェックしていきましょう。

退職の挨拶にメールを使う場合とは

退職の挨拶は、できるだけ対面して行うのが望ましいでしょう。また、挨拶をする相手は、仕事でお世話になるなど関わりのあった社内・社外の人どちらもです。できるだけ広い範囲の人に挨拶をするように心がけましょう。

(参考)退職の挨拶の優先順位

対面➡電話➡メールの順

※特にお世話になった方には特別な事情がない場合は対面での挨拶が望ましいでしょう(社外・社内共通)

ただ、以下の2つの条件によっては「対面以外」での挨拶でもマナー違反にはなりません。

1)対面するのが難しい人に

海外に勤務しているなど「距離」が離れている、繁忙期などで「時間」の都合がつきそうにない場合など、対面で退職の挨拶をすることが難しい場合には、メールでの挨拶でも構いません。休職されている場合も含まれますね。

ただ特にお世話になった方には、できるだけ対面で会ってお礼などを含め、伝えられるようにしたいところです。

メールでの挨拶になってしまった上司に向けて、感謝の意を伝えられるメール文例も以降で紹介します。

2)関りが浅い人に(部署全体など)

所属部署が異なるなど、関りが浅かった人にも、社内を回って挨拶するのが好ましいのですが、全員に挨拶をすることが難しい場合もあるでしょう。従業員の数が多い場合、また、社外の取引先相手などが該当します。

部署ごとに「一斉送信でメール」をし、そのあとお世話になった上司や先輩に個別で、感謝の意を盛り込んだ退職の挨拶をメールするという手段もあります。

退職の挨拶メールを送るタイミングは?

退職 挨拶 メール タイミング

退職の挨拶メールを送っても「良い」タイミングは以下の2点がOKになってからです。

①退職日が決まってから
上司から退職の挨拶をしていいと許可が出てから

これらの順番を間違えてしまうと、上司の心証が悪くなるだけではなく、仕事に影響が出るなどトラブルになってしまうこともあるので注意しておきましょう。

社内へ退職の挨拶メールを送る場合

会社として退職の際の挨拶に「慣例」があればしたがうようにしましょう(今まで退職した方がいたら確認してみましょう)。

特に決まりや、上司からタイミングについての指示がなければ「最終出社日の退社1~2時間前くらい」を目安に送りましょう。

最終出社日としているのは、有休消化などで退社日としている日に出社しない可能性もあるためです。

また退社の前としているのは、就業時間中の忙しい時間帯に私用の連絡で他の社員の手を止めてしまわないためもあります。

社外へ退職の挨拶メールを送る場合

取引先などに、退社の挨拶をする場合には「退職日の2~3週間前」が目安となります。これは引継ぎの案内も並行して行うためです。

一斉送信は失礼になる?

退職 挨拶 メール 一斉送信

退職の挨拶は、社内・社外とお世話になった方・関わった方など広い範囲の人にするものなので、一斉送信で退職の挨拶することも一般的になっています。

一斉送信はOK!しかし注意も必要

一斉送信することはマナー的にはOKなのですが、お世話になった上司や先輩などには、一斉送信のあとすぐに個別の挨拶文を送るなど、細やかな対応をすることが重要です。

送信者全員をBccにしてプライバシーを守る

メールの宛先の選択肢には以下のようなものがあります。よく目にするものですが意味を知らない場合も多いのではないでしょうか?

特徴
To「あなたに送っています」の意思表示。処理や作業をして欲しい人をToに入れます。
Cc「Toの人に送ったので念のため見てくださいね」という意味。参考にしてほしい時や情報共有に便利。
BccBccの受信者は、ToやCcの受信者に表示されません。名前を出さずに送りたい時、面識がない複数の相手にメールを送る場合など。注釈を入れることが多い。例)「一斉配信のためBccで失礼します」と一言入れた方が親切。

使い方:Toを自分のアドレス、Bccに一斉送信したい人全員のアドレスを入力します。

誤送信に注意!クリックは細心の注意を

メールで退職の挨拶をするときに注意したいのが、誤送信です。

「一斉送信」など、たくさんの方を選択して送る場合、気づかないうちにミスをしてしまうことも。クリックで選択していくと隣り合ったボタンを押してしまうことはよくあることです。

退職の挨拶はデリケートなものです。送り間違いのないよう、送る前に2度3度確認をするようにしましょう。

退職挨拶文例4パターンを紹介

退職 挨拶 メール 例文 パターン

・社内【同僚、上司】
・社外【後任に引継ぎのアポ取り、メールでの挨拶のみ】
以上の4パターンに分けて紹介していきます。

メール【共通】注意事項を紹介

まずは文例を見る前に、退職の挨拶メール文で共通の注意事項をチェックしておきましょう!

①「件名」は退職の挨拶だとわかるようにする
例)退職のご挨拶(○○営業部△△(名前))

※名前も併記するとよりわかりやすくなります

 

②感謝の気持ちを盛り込む
感謝になった得意先や上司には「このようなことがあったからこうなれました」などのエピソードを入れるのも◎

 

③退職の理由や会社のグチなどは書かない!

退職理由グチなどは、退職の挨拶メールで書いてはいけません。退職理由は「一身上の都合」にしましょう。またグチを書いてしまうと、転職後に仕事上つながるときなど、自分が困ることも。

 

④使用の連絡先は社内のみ入れてもOK
退職後も、引き継いだ仕事内容で確認を取りたいことが出る場合もあるでしょう。その場合、退職後のメールアドレスや電話番号を明記しておいても構いません。ビジネスマナーとして社外向けのメールでは個人的な情報は書かないようにしましょう。

パターン1:社内(同僚向け)

件名:退職のご挨拶【△△部 (自分の名前)】

 

本文:お世話になった皆様
おつかれさまです。△△部(自分の名前)です。
 
本来であれば、直接お伺いしてご挨拶するべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
 
私事で恐縮ですが、□月末日をもって退職することになり本日が最終出社日となりました。

 

在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。皆さまの叱咤激励のおかげで、ご迷惑をかけながらもやってくることができました。

 

特に××について丁寧に教えていただき、自分の糧になりました。今後もこの会社で得た経験を生かし、頑張っていきたいと思います。重ねて感謝を申し上げます。ありがとうございました。

 

退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。

Mail:~~~~
電話:~~~~

最後になりましたが、今後益々のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

今まで本当にありがとうございました。

——————–
(署名)

退職後の連絡先は入れる必要性を感じた場合など適宜入れてみてください。

パターン2:社内(上司向け)

件名:退職のご挨拶【△△部 (自分の名前)】

 

本文:△△部 部長 (上司の名前)様お疲れさまです。△△部の(自分の名前)です。

 

一身上の都合により、本日をもちまして、退職することになりました。本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

 

平成○年○月に入社して、はや□年の月日が経ちましたが、様々な仕事を担当させていただきました。(上司の名前)部長にはいたらぬ私のためにご指導ご鞭撻をいただき、多くのことを学ばせていただいたこと、大変感謝しております。

 

今までの貴重な経験を今後の人生に生かして、励んで参りたいと思います。

 

末筆ではございますが、改めて(上司の名前)部長の長年のご厚情に深謝するとともに、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。
——————–
(署名)

お世話になった上司なら具体的なエピソードを入れて感謝を述べるのもおすすめです。

例)〇年目の✖月にトラブルを起こしてしまった私に、丁寧に寄り添ってアドバイスをくださったことは忘れられません。

 

あの時いただいた言葉は今でも胸に残り、仕事をしていくうえでの支えとなっています。私も(上司の名前)部長のような上司になりたいと強く思うようになりました。

パターン3:社外(後任に引継ぎのアポ取り)

社外用の退社の挨拶メールで注意しておくべき点は以下の3点です。社内向けメールと異なる部分も多いのでチェックしておきましょう。

退社日を明記する(有給消化したまま退社する場合は最終出社日も書くと親切)
引継ぎについて明記する(誰に引き継ぐのか、引継ぎの挨拶に来るのかなど)
件名には会社名も入れる
例)「退職のご挨拶【株式会社◯◯ 名前】」

個人情報は書かない(個人的な連絡先などは書かないことがマナー)

件名:件名:退職のご挨拶【株式会社〇〇 (自分の名前)】
 
本文:△△株式会社 □□部 ▼▼様

お世話になっております。株式会社〇〇 (自分の名前)です。
このたび、一身上の都合により □月末日をもちまして退職することになりました。在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。 ありがとうございました。

 

また、本来であれば直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことお詫び申し上げます。

 

今後の貴社の後任担当を、同じ課の○○が担当させていただきます。お時間をいただけるようでしたら後任の○○とご挨拶に伺わせていただきたく存じます。 以下日程ですとご都合いかがでしょうか。

 

・●月×日(○曜日)00:00~00:00
・(3候補くらい)‥‥

ご検討のほどよろしくお願いいたします。

 

貴社にご迷惑をお掛けすることのないよう十分に配慮いたしますので、今後とも変わらぬご愛顧 のほどお願い申し上げます。

——————–
(署名)

パターン4:社外(メールでの挨拶のみ)

件名:件名:退職のご挨拶【株式会社〇〇 (自分の名前)】
 
本文:△△株式会社 □□部 ▼▼様

お世話になっております。株式会社〇〇 名前です。

 

私事にて大変恐縮でございますが、今月の末日をもちまして、●●株式会社を退職させていただくことになりました。在職中は大変お世話になりました。重ねて感謝申し上げます。

 

なお、今後の貴社の後任担当を、同じ課の○○が担当させていただきます。変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

 

最後になりましたが、○○様のご健康とご活躍をお祈りするとともに、○○会社のご発展を心よりお祈りいたします。
——————————–
(署名)

取引先でもお世話になった場合、エピソードを入れるのもいいですね!

例)〇年前に担当させていただいて以来、▼▼様にはたくさんのご支援、ご助言をいただき、誠にありがとうございます。特に、~~~でご尽力いただけたことは今でも忘れられません。

MEMO
派遣の場合も必要?
派遣社員であっても、在職期間の長短にかかわらず、退職時の挨拶は欠かせません

気持ちよく送り出してもらうためにも、今まで一緒に働いた方へお礼のメールを送るよう心がけましょう。

件名:退職のご挨拶【△△部 (自分の名前)】
 
本文:お疲れ様です。お仕事中に失礼いたします。△△部の(自分の名前)です。

このたび〇月✖日をもって、派遣の契約が満了いたします。みなさまの温かいご指導のもと、短い間でしたが、一緒に仕事ができましたことを心より感謝しております。

 

貴社のさらなる発展と、みなさまのご健勝、ご多幸を心よりお祈り申し上げます。
——————–
(署名)

英語の退職挨拶のメール文例も

英語の退職挨拶のメール文例として一般的なものを紹介します。(訳はあえて載せませんので、訳文を理解したうえで活用してください。)

〇社内用

件名:Farewell greetings (message).
 
本文:Dear all,
This is just a message to thank everyone for your kind words and wishes. It has been a great two years working at ●●●Company.
It has been a pleasure working with you all, and I am leaving this role feeling very lucky to have had such wonderful colleagues. If you want to keep in touch I would be delighted.
I wish you all the best for the future and I will keep an eye on ●●●’s upcoming news!
 

自分の名前

〇社外用

件名:Farewell greetings (message).
 
本文:To whom it may concern,
I would like to let you know that I am leaving my position at  ●●●Company.
Thank you so much for all the support during the time I worked for this company.
Mr.(Ms.)(後任の名前) at (後任の連絡先) has been chosen as my successor. He (She) is also a software engineer and has been working with me for 3 years in the same department. For all future enquiries, please contact him (her).
 

自分の名前

退職理由が定年・結婚の場合は特例

先に、退職理由は「一身上の都合」にしますとお伝えしましたが、定年や結婚・出産での退職ならメールで退職理由を伝えてもOKです。例文にしておきましたのでチェックしてみてください。

結婚・出産での退職の場合

〇社内向け

件名:退職のご挨拶【△△部 (自分の名前)】

 

本文:社員の皆様

お仕事中に失礼いたします。営業部の(自分の名前)です。

 

私事で大変恐縮ですが、この度〇月末日をもちまして、結婚(出産)のため退職することとなりました。

 

平成〇年に入社してから〇年の間、皆様の温かいご指導のもと、一緒に仕事ができましたことを心より感謝申し上げます。

 

今まで勤務し続けてこられたのは、皆様のお力添えがあったからこそと思っております。(会社名)で培った経験を生かして、新生活にチャレンジしてまいります。

 

直接のご挨拶ができず、メールで失礼いたしますこと、どうかお許しください。

 

最後になりましたが、(会社名)のさらなるご発展と、皆様のご健勝ご活躍を心よりお祈り申し上げます。今まで本当にありがとうございました。
——————–
(署名)

〇社外向け

件名:退職のご挨拶【株式会社✖✖ (自分の名前)】

 

本文:株式会社〇〇
△△部 □□様

 

平素より大変お世話になっております。株式会社✖✖の(自分の名前)です。

私事で大変恐縮ですが、この度、〇月に結婚することとなり、△月末日をもちまして退職することとなりました。
 
□□様には長きにわたり、本当にお世話になりました。

 

私は仕事を離れることになりましたが、今後は同じ課の●●が担当を引き継ぎます。

名前:●●
連絡先:~~~
メール:~~~

 

貴社にご迷惑をおかけすることのないよう、十分に配慮いたしますので今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

末筆ではございますが、貴社のさらなるご発展と□□様のご健勝をお祈り申し上げます。
——————–
(署名)

定年退職の場合

〇社内向け

件名:定年退職のご挨拶【△△部 (自分の名前)】

 

本文:お世話になった皆様へ

お疲れ様です。このたび○月末日をもって定年退職することになりました

 

在職中はひとかたならぬお世話になり、本当にありがとうございました。本来であれば、直接お伺いしご挨拶すべきところですが、メールにて失礼申し上げます。

 

入社して▲年間、大きな問題もなく業務に携わることができましたのは、皆様にご協力いただけたおかげだと思っております。いつも無理難題をもちかけ、ご迷惑をおかけしてしまったにもかかわらず、毎回助けていただきましたことを心より感謝いたしております。

 

この会社で皆様に教えていただいたこと、育てていただいたことは私にとって生涯忘れられない宝物となりました。

 

最後になりましたが、皆様のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。
——————–
(署名)

〇社外向け

件名:退職のご挨拶【株式会社✖✖ (自分の名前)】

 

本文:株式会社〇〇△△部 □□様

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、●月末日をもちまして、定年退職の日を迎えることになりました

在籍中はひとかたならぬお世話になり、大変にありがとうございました。

 

ここにいたるまで様々なことがございましたが、こうして無事大過なく勤め終えることができますのも、□□様のお力添えのおかげと心より厚く御礼申し上げます。

 

本来であれば、お伺いしご挨拶をすべきところではございますが、メールにてのご挨拶となり大変失礼を申し上げます。私は仕事を離れることになりましたが、今後は同じ課の●●が担当を引き継ぎます。

 

後任の貴社担当者
名前:●●
連絡先:~~~
メール:~~~
 
貴社にご迷惑をおかけすることのないよう、十分に配慮いたしますので今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

末筆ではございますが、貴社のご発展と皆様のご活躍をお祈り申し上げ退職のご挨拶とさせていただきます。ありがとうございました。

——————–
(署名)

退職のメールに返信は必要?

退職 挨拶 メール 返信

「〇月×日(退職日)をもちまして退職することとなりました」と退職のメールが来た場合、返信をするべきか迷うことがあると思います。

基本的には退職のメールに返信はしなくてもいいとされています。

ただ、内容が一斉送信ではなく自分宛てだとわかる内容であったり、退職理由が「結婚・出産」や「定年」の場合などおめでたい理由の場合などは、返信をしてもいいでしょう。

最終出社日の退社前にメールを送信している場合や、明らかに部署に一斉送信していると感じた場合には、返信をあえてする必要はありません。返信をされても、退社前に困ってしまったり、返信する手間が増えてしまうからです。

退職挨拶のマナーをおさえて、気持ちの良い退職を

退職 挨拶 メール マナー 社会人 円満退社

退職は、同業種へ転職する場合など、今後仕事をしていくうえでのキャリアにも関わるため、マナーはしっかりおさえておきたいところ。マナーをおさえて気持ちの良い退職を目指しましょう!

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