承諾書を知っていますか？承諾書とは証明書類のひとつであり、ビジネスやちょっとした約束事を交わす際に使うことがあります。一般的には使われる頻度は低く、みたことがない人もいるかもしれません。しかし、転職や就職の際の手続きでは使うことがあるため、転職を考えている人はチェックしておいた方が安心です。
承諾書とは？
「承諾書」とは、文字通り依頼や要求などを承諾したことを証明する文書です。ビジネスシーンなどで意見や意思の齟齬を防ぐために用いられます。まずは承諾書の読み方や書かれている内容などを確認しておきましょう。
「承諾書」の読み方は…
「承諾書」は「しょうだくしょ」と読みます。承諾とは「引き受ける」「聞き入れる」という意味合いの言葉です。同じような意味の書類に「同意書」があります。こちらも同じように使われますが、承諾書はどちらかというと行動を伴う物事を引き受けることに使うものです。
「承諾書」を英語でいうと…
「承諾書」は英語でいうと「written consent」または、「a letter of acceptance」となります。ビジネスで使う承諾書をいうなら、「written consent」が一般的です。「a letter of acceptance」は「入学許可書」という意味で使うことが多くなります。
承諾書の必須事項
承諾書は以下の事項を記載することが必要です。承諾書を作成する場合も承諾にサインだけする場合も、特に承諾する内容と解除条件は慎重にチェックしなければいけません。
- 件名・タイトル（「採用内定承諾書」「入社承諾書」など）
- 宛名
- 日付
- 発信者
- 承諾する内容と解除条件など
承諾書の様式はさまざま
承諾書には大体のフォーマットはありますが、内容が整っていれば形式に制限はありません。発行する企業やその内容によって様式はさまざまです。そのため受け取った承諾書がネット上のサンプルや例文などと多少違っていても、不安に思う必要はありません。また、作成する場合にも内容さえ漏れがなければ、形式にはこだわらなくても大丈夫です。
承諾書の書き方は？
承諾書の書き方は、他の証明書類やビジネス文書の中でも比較的簡単です。また、他のビジネス文書と形式も大体同じなので、社会人経験のある人なら作りやすく、読みやすいでしょう。さらに承諾書は承諾してもらう側が作成することが多いため、承諾する側であれば作成の必要もないかも知れません。
承諾書の見本・テンプレート
〇ダウンロードはこちらから⇒ 承諾書のテンプレート
一般的な承諾書は、上記見本のような形式で作られることが多くなります。また、これ以外にも本文内で依頼や要求等に対して承諾した旨を述べ、箇条書きで解除条件を記載する形も使われます。
内定承諾書の見本
内定承諾書は以下のようになります。承諾する内容を箇条書きでまとめたものや解除条件をまとめたものなどがあります。
【内定承諾書の例①】
〇ダウンロードはこちらから⇒ 内定承諾書①のテンプレート
【内定承諾書の例②】
〇ダウンロードはこちらから⇒ 内定承諾書②のテンプレート
■受け取った用紙に必要事項を記入するだけ
内定承諾書は自分で作らなくても、企業が送ってくれることも多いです。その場合には、受け取った用紙の空欄を埋めるだけとなります。内定承諾書で記載すべきところは、自分の住所や氏名、日付など、簡単な事項のみです。
内定承諾書の注意
内定承諾書は、採用される側としては書くべき欄も少なく、書くこと自体は簡単なものです。しかし、内定承諾書にサインすることはビジネス上の約束として重要なこととなります。ビジネスでの約束事は安易に反故にできるものではないため安易にサインしないように注意が必要です。
承諾の一方的な解除は損害賠償請求されることも
承諾書には法的拘束力はなく、一度承諾しても法的に内定を断ることは可能です。ただし、それはマナー違反です。また、企業は採用のためにお金をかけているため、それにかかった費用などを請求される可能性もあります。
やむを得ない事情の場合には断るしかありませんが、できるだけ誠実な対応を心がけましょう。労働基準法でも、内定辞退は原則入社の2週間前までとなっています。
承諾書は慎重に判断して速やかに返送
企業から内定承諾書が送られてきたら、期限を守って速やかに送り返しましょう。ただし、安易な承諾をして後で困らないように判断は慎重にすることが必要です。もちろん、複数の企業に対して内定承諾してはいけません。
郵送する場合には添え状と一緒に
承諾書を郵送する場合には、社会人のマナーとして添え状が必要です。挨拶状のようなものですが、ビジネスシーンでは基本的にどのような場合でも添えることになっています。
承諾書への記入、返送は大変重要な意味を持つものです。内定が出ても自分に合う会社なのか不安に思ったり、他にも良い会社があるのではないかと心が揺れたりすることもあるでしょう。自分の転職先選びが不安な人や文書等のやり取りが不安な人は、相談から入社までのあらゆる手続きをサポートしてもらえる転職エージェントがおすすめです。 承諾書は法的な拘束力はないものの、ビジネス上では責任をもって取り扱いたいものです。安易な気持ちで書いたり、簡単に翻意したりといった身勝手なふるまいは社会人として失格です。提出したらよほどのことがない限り従う必要があるため慎重に扱いましょう。
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