履歴書の送付状は、社会人のマナーとして付ける人が多いです。でも、実際には単なる付属品のようなもので、必要ないのでは？と、ふと疑問を感じる人もいるでしょう。本ページでは履歴書の送付状の必要性や基本のルール、書き方をご紹介します。基礎の文章をそのまま使えるテンプレートも付けました。
履歴書を送るときに送付状は必要？
社会に出て、ビジネス上の書類などを郵送するときに添えることになっている「送付状」。一般的にビジネスでは郵送物に送付状を添えるのが基本となっており、就職や転職のために履歴書を送るときにも付けるのが普通です。とはいうものの、たいていの場合にはそれだけで合否が決まるものではありません。
社会人として必須
送付状を添えるのは、ビジネスマナーとしては当然のことです。社会に出て働いたことがあるのに、送付状なしで書類を送ったら「マナーを知らない」と思われるかも知れません。そのため、社会人経験があるなら、ビジネスマナーの基礎を知っていることをアピールするためにも念のために送付状は添えたいところです。
■有無や書き方が判断材料になることも
履歴書に付ける送付状は、基本的には合否に関係しないとはいわれていますが、場合によっては多少、関係することもあるようです。企業の中には送付状をマナーややる気ととらえるところもあり、そういった企業に送付状をつけない書類を送ったら不利になるかも知れません。
また、他の人が送付状をつけているのに自分だけが無かった場合、悪目立ちする可能性もあります。
■新卒者でも基本は付ける
社会人経験のある転職組だけでなく、新卒の就職活動でも送付状は付けるのが一般的です。学生の就職指導をする教師や就職課などでも、送付状を添えるように指導しているため、学生たちにもそのマナーは浸透しています。
最初のアピールの場として
送付状は、「このような書類を送りました。見てください。」という挨拶のような書面です。多くの場合、短い定型文となっています。しかし、履歴書を送るときには送付状にも簡単なアピール材料を書くことが可能です。
開封後、最初にみる送付状でインパクトのあるアピールができれば儲けもの。忙しい人事担当者の目に留まりやすくなり、ライバルより一歩リードできるかも知れません。
もし忘れても問題はない
基本的には付けたほうが良さそうで、アピールにも使える送付状。だからといって、履歴書送付時に付け忘れただけで書類審査を落とされることはないと見ていいでしょう。プラスアルファに働くこともあるというだけなので、万が一忘れたとしても大丈夫。反対に、送付状だけを後から送り直したりして恥をかかないように注意しましょう。
履歴書の送付状の基本ルールは？
送付状は、ある程度書く内容や書式は決まっているものです。履歴書を送る際にも同様に、決まった形式に沿って作れば問題ありません。
手書きでもパソコンでもOK
送付状は手書きでもパソコンでも構いません。手書きなら縦書き、PCなら横書きが基本の書き方になります。ただし、送付状は時間をたっぷりかけて書くような文書ではありません。あまり時間をかけずに作成するのもビジネスマンとして正しい振舞いといえるでしょう。
パートの応募でも必要
履歴書の送付状は、働き方に関係なく付けると好印象です。特にパートやアルバイトなど、気軽に応募する人が多い求人には、あえて送付状をつけて自分だけライバルより一歩リードするというのもいいアイデアです。
メール応募は本文が送付状の代わりに
最近増えてきた、メールでの求人応募では、本文が送付状のような役割を果たします。メール本文に送付状の内容を入力して、履歴書などの書類データを添付する形式です。
担当者に手渡しの場合は不要
会社まで履歴書を持参して人事担当者に直接手渡しする場合には、送付状は要りません。送付状はあくまでも郵送のときのあいさつ文のようなもの。直接担当者に会って挨拶がしっかりできれば必要ないのです。
手渡しの場合には、クリアファイルに入れた書類を封筒から取り出し、クリアファイルに入ったまま封筒の上に重ねて手渡します。差し出すときは両手で、書類の向きを相手に合わせて渡しましょう。ただし、手渡しでも担当者の代理の人に渡すときは送付状が必要です。
履歴書の送付状の書き方とサンプル
送付状の書き方と書式サンプルを紹介します。送付状は非常に簡単な形式の書類なので、サンプルをベースに、自分の経歴や応募職種に合わせて調整するだけで流用可能です。
送付状サンプル①シンプルな基本形
〇ダウンロードはこちらから⇒ 送付状サンプル①のテンプレート
シンプルな内容の送付状で、必要最低限の内容のみが書かれたタイプです。使い回しやすい文章で、会社名や部署名などを書き換えるだけで複数社に使えます。
送付状サンプル②アピール材料を加える
〇ダウンロードはこちらから⇒ 送付状サンプル②のテンプレート
応募に当たっての意気込みや実績を簡単にアピールした送付状です。経験業務やリーダー経験、スキルなどを数行でまとめれば、担当者は苦にならず目を通すことができます。
送付状サンプル③メール添付の場合
〇ダウンロードはこちらから⇒ 送付状サンプル③のテンプレート
メールの場合には、送付状の代わりに当たる挨拶文を入れるとともに、セキュリティの面からパスワードを設定します。
〇ダウンロードはこちらから⇒ パスワード連絡の際のテンプレート
メールでの履歴所送付の場合には、書類添付とパスワード連絡の2通必要です。
自信がない人は転職エージェントに相談しても
転職活動をするにあたっては、送付状のようにビジネスマナーとして必要なことがあります。こうした経験が少なく、自信をもって活動に取り組めない人は、転職エージェントに登録、相談しながら進めるのもおすすめです。
履歴書の送付状はマナーとして忘れずに
履歴書に添える送付状は、ビジネスマナーとしては必須となります。ただし、それだけで合否が決まることはありませんし、書類審査に影響があるとしてもほんの一部と考えて良さそうです。サンプルを活用して手軽に作るだけで十分なので、念のためという気持ちで添えて送りましょう。
