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応募企業からのメール返信｜知っておきたいマナー
転職活動となると、新卒の採用の時よりも少し厳しい目でメールの返信などのやり取りをみられていると思っても間違いありません。
中途採用など転職組の場合、即戦力が求められることが多いためです。また社会経験があるのでマナーなど身につけられていて当然と思われているかもしれません。
そのため、返信が遅い場合やマナーができていない場合は不採用になってしまうことも。そんなことにならないために、返信メール作成前にこの記事でマナーをチェックしてみてください。
まずは基本的なマナーから紹介していきます。
返信のタイミング・時間帯はいつがいい？
基本的なことですが、まずおさえておきたいのが「返信のタイミング」などのマナーです。
●返信のタイミング：なるべく早め！24時間以内は必須！
●返信メールの送付時間帯：会社の就業時間内、または9時～22時
以下で詳細を確認していきましょう。
タイミングはなるべく早いほうが好印象
返信はなるべく早いほうが好印象です。ですが、仕事をしているなどすぐに返信ができないことも考えられます。
その場合でも、最低24時間以内の返信がビジネスマナーです。それ以上遅くなってしまいそうな場合は、取り急ぎ「〇月△日までに改めて返信させていだく旨」を伝える返信をしましょう。
もし返信が遅い場合は、採用を辞退したと思われても仕方がありませんので注意しましょう。
時間帯は就業時間中がベスト
返信を送る時間帯としては、応募企業の就業時間中がベストです。会社によっては就業時間がまちまちで迷ってしまうこともありますよね。その場合は9時～22時までの間ならマナー違反にはならないとされています。
ただ、自分もその時間に仕事をいている場合もあるでしょう。その場合に使えるのがメールの「送信予約」機能です。
送信予約機能について
Outlookはメールの送信予約機能がありますし、GmailやThunderbirdは拡張機能を利用することで送信予約をすることができます。
この機能を利用すると、返信メールを夜中に作成しておき、応募企業の就業時間に送ることもできます。
企業からのメールの返信｜要・不要の判断基準
すべての応募企業からのメールに返信をしなければいけないわけではありません。
応募者全員に向けた一斉送信のような、連絡事項を伝えるのみのメールなどにはあえて返信をしなくてもOKです。ただ返信してはいけないというわけではないのであまり気にしなくても大丈夫です。
返信不要とされている場合もあるので最後までしっかりと目を通して判断しましょう。
返信メールの書き方マナー
返信メールがなぜ重要なのか？冒頭でも少し説明しましたが、転職では特に、社会人マナー（メールの作成方法、日本語の使い方など）ができているのかみられています。
マナーができていない場合はどうしても「仕事ができないのでは？」と疑問を持たれてしまうでしょう。即戦力を欲している企業なら採用を踏みとどまる理由になってしまいかねません。
メールの書き方一つでも、軽視せずチェックしてみてくださいね。
返信メールに必要な要素5つ
転職活動の返信メールでは、「何が書いてあればいいのか」という要素を5つ紹介します。
1）宛先・宛名
宛先のメールアドレスがあっているかの確認は重要。複数の会社とのやり取りを同時進行している場合など、わからなくなってしまい宛先を間違えて送ってしまうことのないよう細心の注意をもって確認しましょう。
返信メールの書き出しは宛名です。書き方は以下で紹介しています。
2）あいさつ
シンプルに「お世話になっております。」でOKです。書類選考に通過した場合などはそのお礼もしておくと丁寧です。
3）本文
内容は伝えたいことによってそれぞれなので、以下のメール例文で紹介しています。
4）締めのあいさつ・署名
面接前のメール返信なら、「当日よろしくお願いいたします。」のあいさつですね。署名は必ず忘れないようにつけましょう。署名の書き方も以下で紹介しています。
返信メール作成時に知っておきたいマナーについても触れておきます。
件名にRe: はつけたままでOK
返信メールを作成すると、勝手に件名は「相手の件名にRe: を先頭につけたもの」になっています。転職メールの返信の場合はこの件名をあえて変更する必要はありません。
相手企業側からみても、Re: をつけたままの方が流れを追いやすくなるからです。
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1～2個のみ残して削除してしまうのがスマートです。
本文の引用も最後につけたままでOK
返信メールを作成すると、勝手に企業からのメール本文全文の引用が下のほうについていると思います。
この引用も長くなってしまうからと消してしまうことはありません。そのままで返信をしましょう。
会社のメールアドレスを使わない
転職活動で使用するメールについては、基本的にフリーアドレスを利用しましょう。Yahoo！メールやGmailなどですね。
してはいけないのは、スマホのキャリアアドレスを使うことと会社で割り当てられたアドレスと使うことです。
スマホのアドレスにしてしまうと、添付された書類を確認できない場合があることや文字化けをしてしまうことがあるからです。
転職前の会社のアドレスを使っていると、「この人は公私混同する人」と思われても仕方ありません。
宛名・署名の書き方もチェック
【宛名の書き方】
□株式会社を（株）など略で書かない
□部署名、担当者指名を明記する ※担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」とする
例）
株式会社□□
△△部 ◯◯課 課長～～様 ←フルネームで書きましょう！
【署名の書き方】
□名前、電話番号、メールアドレスは必須 住所はどちらでもOK（送付書類などある場合は書いておくと丁寧）
□現在の会社名は記載しない
□署名上下のマークはシンプルなものを ♪、☆などは使用しない
例）
************************************
名前：名前（なまえ）←ふり仮名はひらがな・カタカナ・ローマ字など好きなものでOK
住所：000-0000 ～～～～～～～～
電話番号：～～～～～～
メールアドレス：～～～～～～
************************************
間違いやすいメールでの敬語表現
返信メールを作成するときに間違ってしまいやすい敬語表現をピックアップしてみました。最終チェックなどにお使いください。
| 誤 | 正 | 理由 |
| 了解しました | 承知いたしました | フランクな表現を避けるため |
| 人事部 部長様 | 人事部 部長 | 役職に様は付けない 名前につけるもの |
| 御社 | 貴社 | 御社は話し言葉、記者は書き言葉 |
| よろしかったでしょうか？ | よろしいでしょうか？ | 誤表記 |
| 大丈夫です | 問題ございません | フランクな表現を避けるため |
| 送らさせていただきます | 送らせていただきます | 誤表記 |
・お手数ですが
・恐れ入りますが
・お忙しい中とは存じますが
・ご面倒をおかけしますが
・申し訳ありませんが
タイミング別｜返信メール6例を紹介
転職活動における「返信メール」の作成のPOINTからNGマナーまでをまとめて紹介します。転職活動における採用の流れを下記の表に書き出してみました。
流れに沿って企業からのメールの返信をタイミング別にみていきましょう。
企業から面接の候補日を提示された
まず、1つ目のパターンは企業から面接の候補日を提示するメールが来た場合です。
企業に応募し(履歴書やその他の書類面接・適性検査などを受け）、面接に至ることできた後の流れになります。
①面接日程の確定返信メール
企業から提示された面接の日程で問題ない場合は確定の返信メールを送ります。メール例文を紹介するので参考にしてみてください。
株式会社●● 人事部 ××様
お世話になっております。
(名前)と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程の中から、下記日程でお伺いいたします。
●月●日（●）●時〜
貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願い申し上げます。
———————
署名
②自分で候補日を送る場合の返信メール
株式会社●● 人事部 ××様
お世話になっております。
(名前)と申します。
書類選考通過と面接のご連絡、誠にありがとうございます。
面接日時について、下記にて伺わせていただければ幸いです。
第一希望：●月●日（●）●時〜●時
第二希望：●月●日（●）●時〜●時
第三希望：●月●日（●）●時〜●時
上記にて難しい場合は、再度提示いたしますのでお申し付けくださいませ。
お手数をお掛けいたしますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
———————
署名
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③日程調整をお願いする返信メール
一度日程を決めた後に、都合により日程の変更をお願いする場合のメールです。一度決定した日程を変えていただく場合はメールではなく電話でお願いしましょう。
採用担当者の方が多忙で連絡がつかない場合などは、取り急ぎメールで連絡をするのはOKです。
件名：×月×日×時からの面接日程変更のお願い（名前）←Re: ではなく要件がわかる件名に変更
株式会社●● 人事部 ××様
お世話になっております。
(名前)と申します。
×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、貴社にお伺いすることが難しくなりました。大変申し訳ございません。
先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、
メールにて取り急ぎご連絡をさせていただきました。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、
もし可能であれば、以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
・ ●月●日（●）●時〜●時
・ ●月●日（●）●時〜●時
・ ●月●日（●）●時〜●時
ご多用の折、お手数をおかけして申し訳ありませんが、
ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
———————
署名
企業側から指定された候補日の中で都合のいい日がなかった場合の例文も紹介します。
株式会社●● 人事部 ××様
お世話になっております。
(名前)と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
大変うれしく、面接にお伺いさせていただきたいと思います。
ただ、ご指定いただいた日時ですが、お伺いするのが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、よろしければ以下の日程の中で、
面接日時を再設定していただけないでしょうか。
第一希望：●月●日（●）●時〜●時
第二希望：●月●日（●）●時〜●時
第三希望：●月●日（●）●時〜●時
こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討よろしくお願い申し上げます。
———————
署名
企業からの内定通知メールが来た
採用試験が進み、内定の通知が来たときの返信メールについて3パターン（内定承諾・保留・辞退）の返信メールについてみていきましょう。
ちなみに、内定の連絡はメールか電話であることが一般的です。
内定の承諾の返信メールについてのマナーは以下のリンク先でも詳しく紹介しています。
内定承諾をメールのみでしてもいい？件名や返信方法、例文もご紹介！
④内定を承諾する場合の返信メール
株式会社●● 人事部 ××様
大変お世話になっております。
（名前）と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。
貴社の内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。
一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
———————-
署名
⑤内定の保留をお願いする場合の返信メール
考える時間が欲しい場合など保留にさせてほしいときの例文を紹介します。
内定承諾のご回答延期のお願い（名前）※件名はRe:でもOK
株式会社●● 人事部 ××様
先日、面接をしていただきました（名前）と申します。
この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社からこのようなご評価を賜りましたこと、大変うれしく存じます。
すぐにでも内定承諾のお返事をすべきところ大変恐縮ですが、
〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。
重要なことですので、改めて家族と相談したうえで決断したく思います。
こちらの都合でご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、ご理解いただけましたら幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
———————–
署名
・「理由」は例文のようにぼかすのが当たり障りなくオススメ。正直に「他の企業の選考結果を踏まえたうえで、慎重に判断させていただきたいと思います。」としてももちろんOKです。
⑥内定を辞退する場合の返信メール
他企業での採用が決まったなど採用を辞退することもありますよね。その場合の例文を紹介します。
株式会社●● 人事部 ××様
お世話になっております。
●月●日（●）●時に面接予定の（名前）と申します。or書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
※辞退するタイミングの合う文言に変更してください
一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。
お手間やお時間をおかけしたにも関わらず、
このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。
また、メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを
重ねてお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、今後の貴社のますますのご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
———————–
署名
ただ、より詳しく聞かれることもあるのでその場合は、素直に理由を書いてもOK。
例）
・貴社以外の企業から内定をいただいたためです。
・転職活動を中断せざるをえなくなったため と伝えてもいいでしょう。
「質問」したいことがあった場合の例文も
面接前に聞いておきたいことがある場合は、問い合わせの返信メールをする必要があります。そちらの例文も紹介します。
質問したからといって必ずすべて答えてもらえるわけではありませんし、込み入った内容を質問してしまうと、よくない印象をもたれてしまうこともあるので、注意して質問をしてみましょう。
株式会社●● 人事部 ××様
お世話になっております。
●月●日（●）●時に面接予定の（名前）と申します。
面接に関して一つお尋ねしたいことがあり、メールいたします。
質問内容～～～～（所要時間・試験内容（筆記もあるのか）・持参物・面接官のポジション・・）
よろしくお願いいたします。
———————–
署名
どこまで返信する？祈りメールには返信するべき？
基本的には「不採用通知」のメールには返信不要です。ただ、最終選考まで残った場合や紹介を受けて選考に参加した場合、再応募がありそうな場合など、印象をよくしておきたい場合には返信しておくのもいいでしょう。
件名：ありがとうございました。（名前）
株式会社●● 人事部 ××様
お世話になっております。□月□日に、面接をしていただいた（名前）と申します。
この度はお忙しいなか貴重なお時間をいただき、本当にありがとうございました。
選考結果につきましては、誠に残念ではございますが、今回の経験を生かして、今後も精一杯努力していこうと考えております。
末筆ながら御社のますますのご発展と、皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
———————–
署名
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