転職の必要書類を一覧で紹介！忘れずに手続きして円満退社・快適入社

転職するときには、必要書類のやり取りが多くなりがちです。退職する会社から受け取るものや返却するもの、さらに転職先から受け取るものや提出するものなどがあります。たくさんの書類があって大変ですが、よりスムーズに新しいスタートを切るために、準備万端にしておきたいものです。

転職時の必要書類の準備はOK？

転職するにあたっては、退職する会社に提出するものや受け取るもの、転職先に提出するものや受け取るものなど、多くの必要書類が行き来します。やり取りは面倒ですが、しっかりと受け取り、または提出しておかないと、後で困ることもあります。たくさんあって混乱しそうですが、転職準備のひとつとしてきちんと整理しておきましょう。

退職する会社に提出する必要書類もある

退職する会社に渡す必要のあるものはどちらかというと少なめです。会社によって必要となるものや、勤務にあたって会社から借りていたものを返却する程度にとどまります。会社から受け取っていたものは、基本的にはすべて返却、手元に置きたいものがあったら上司に確認を取りましょう。勤務時に受け取った取引先の名刺なども返却が基本で、手元に置きたいときは上司に確認が必要です。

退職する会社からもらう必要書類もある

退職する会社から受け取る書類は、数こそ少ないものの重要なものが多くなります。転職先の会社に渡す必要のあるものや公的な手続きに必要なものなどになるため、もらい忘れは避けたいものです。また、退職後の勤務先が決まっていない場合には、失業保険の手続きに必要となる書類もあります。

転職先の会社に提出する必要書類もある

転職先の会社に提出する書類は、すべて入社手続きのために必要となります。この必要書類がもっとも数も多く、準備に時間がかかるものもあります。保証人のサインや押印が必要なものもあるため、前もって依頼したり書類を持って出かけたりすることも必要です。提出は内定時～入社後、それぞれの書類ごとに指示にしたがってって行います。入社前に提出期限があるものは、郵送や持参して届けます。

■転職先の会社で用意される書類も

転職先の会社での必要書類は、転職先から書類を渡されて、記入するだけのスタイルも多いです。それらは自分で作成する必要はなく、フォーマットにしたがってって書くだけなので、比較的準備に手間はかかりません。

転職での必要書類一覧をチェック

漏れなく受け取り、しっかりと提出するために転職で必要となる書類の種類を一覧表で確認しておきましょう。

退職：必ずやり取りのある必要書類

退職にあたって、退職する会社から受け取る書類です。必ずやり取りのある書類であり、さらに転職先でも必要な重要書類が多くなります。

■年金手帳

年金手帳は、加入者一人ひとりに発行されるものです。一般には入社時に会社に預けて、退職時に受け取ることが多くなります。会社に預けてあった人は、必ず返却してもらうことが必要です。これは、次の転職先へと提出し、社会保険の手続きをしてもらうために使います。

■雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証も退職時に受け取り、転職先に渡すものです。雇用保険の加入の証であり、失業保険の給付に使うものですが、給付を受けずに転職した場合には次の会社で加入年数を継続できます。加入年数が長いほど長く給付を受けられるため、継続が重要です。

■源泉徴収票

源泉徴収票も、退職時に受け取ったら転職先に提出します。ただし、源泉徴収票に関しては郵送で受け取ることもあり、送った送ってないのトラブルになることもあるものです。退職時にはきちんと受け取り方を確認しておき、届いたらすぐに転職先へ提出しましょう。転職先でその年の年末調整に使用する大切な書類です。

■離職票

後日郵送などで受け取り、失業保険の給付手続きのためにハローワークへ提出する書類です。転職先が決まっている人は使いませんが、これから給付を受けながら転職活動する場合には大変重要となります。会社に催促してももらえない場合には、ハローワークから請求してもらいましょう。

入社：必ずやり取りのある必要書類

転職先で必要となる入社のための書類です。入社後の事務手続きや公的な手続きに使われます。ここでは上記の年金手帳、雇用保険被保険者証、源泉徴収票以外に必要な書類を紹介します。

■履歴書・職務経歴書

転職活動で提出した履歴書や職務経歴書も、入社後社内で保管しておく大切な書類です。これは採用されなくても返却されないことがありますし、退職時に返してもらうことも多くありません。

■扶養控除等申告書

入社後に受け取り、記入します。年末調整で扶養控除などの控除を受けるための書類です。

■健康保険被扶養者異動届

入社後に受け取り、記入します。被扶養者がいる人は必ず提出する書類です。

■給与振込先届出書

入社後に受け取り、記入します。振込先を届け出て、毎月の給料を銀行振込してもらうための書類です。

退職：会社によっては提出が必要な書類

退職にあたって必ずではないものの、会社によっては提出が必要となる書類です。比較的求められることも多い書類ですが、会社のルール次第で必要ないこともあります。

■退職届

退職届や退職願は、会社の規則などで決まっている場合には提出が必要ですが、口頭で済む場合もあります。特に規則のうるさくない中小企業などでは、上司や社長に直接いって済ませるところも多いものです。提出の必要がある場合には、正しい書き方で作成しましょう。

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■身分証明書、社員章、名刺

会社から支給されていた場合のみ、最終日までに返却が必要です。支給されていた備品なども、持ち帰ってはいけません。

入社：会社によっては提出が必要な書類

入社にあたって必ずではないけれど、提出が必要なケースもある書類を紹介します。求められることも多いですが、会社ごとのルールで違いがあります。

■入社誓約書（承諾書）・雇用契約書

比較的求められるケースが多い提出書類です。入社誓約書は日付や署名・捺印を、雇用契約書は労使双方が署名・捺印する形式になっています。

■住民票記載事項証明書

現住所確認のために提出を求められることがあります。

■身元保証書

入社後に起きた賠償問題にたいして、保証人が連帯責任を負うことを約束する文書です。保証人の署名・捺印が必要なため、親兄弟・親族などにお願いする必要があります。

■健康診断書

健康診断を受けて診断書をもらうように指示されたら、提出が必要です。健康診断費用は、会社で負担してくれることもあります。

退職：ケースバイケースで求められる書類

一般的にはあまり必要とされない書類です。特定の状況のみで必要となることがあります。

■通勤定期券

通勤定期券は、現物支給されている場合のみ返却が必要です。

入社：ケースバイケースで求められる書類

こちらも一般的にはあまり必要とされない書類です。特定の状況のみで提出が必要となることがあります。

■従業員調書

近年では要求されることはまれな書類です。履歴書で代用することが多くなっています。

■卒業証明書のコピー

一般には新卒の場合に必要な書類で、第二新卒までは求められることがあります。それ以降の普通の転職では使いません。

■免許・資格関連の証明

仕事で必要な場合のみ提出、提示を求められることがあります。医師や薬剤師、社内規定で資格手当のあるケースなどで必要です。

■※戸籍謄本

戸籍謄本に関しては、特別なケース以外必要ない書類です。特に入社前の提出指示は就職差別の原因となるためNGになっています。デリケートな問題なので、提出するようにいわれたら使い道を確認してもよいでしょう。

転職時の必要書類の注意

転職時に提出しなければいけない必要書類で注意したいことや守るべきルールもおさえておきましょう。書類準備が間に合わなかった場合の対応や、提出方法によって守るマナーなども紹介します。

転職時の必要書類が間に合わない場合には

退職と入社日が近いと書類の受け取り時期によって、指定されている日に提出できないことも。特に源泉徴収票などは作成に時間がかかるため、入社日に間に合わないことは多いものです。前職場に大体の発行時期を聞いて、前もって転職先に伝えておきましょう。

転職の必要書類を郵送する場合には

内定に際して提出を求められる必要書類は、郵送で提出することもあります。社会人の最低限のマナーとして、郵送する際は必ず送付状をつけて送りましょう。これからお世話になる会社への礼儀でもありますし、第一印象にも影響するかもしれません。

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メール添付で必要書類を送る場合には

最近ではデータとしてメールで書類のやり取りをすることもあります。メールは手軽で気楽な印象ですが、社会人としてのマナーは必要です。また、個人情報にはパスワードを設定して送信するなど、セキュリティ意識も大切になります。

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転職での必要書類は見落としのないように

転職するときには、退職する会社と入社する会社でたくさんの書類のやり取りがあります。なかにはとても重要な書類もあるため、見落としなく受け取りや提出などを行うことが大切です。転職での必要書類を正確にやり取りするために、書類一覧と照らし合わせながらチェックしておきましょう。