添え状はビジネスマナーとしては大切ですが、毎回イチから作成せずにテンプレートを利用するのが賢い使い方です。添え状は書類送付には必須のものですが、難しく考え過ぎず、スマートに使いこなしましょう。就活・転職でも手軽に使えるテンプレートを紹介します。
添え状はテンプレで十分
添え状は、ビジネスシーンでの郵送には必須となります。ないと礼儀を欠いたと思われることも。形式的ではありますが、どの企業からの郵便物にも添えられています。とはいえ、その内容や形式は凝ったものではありませんし、手書きしたりする必要もありません。
添え状はビジネスマナー
添え状は、書類送付時のビジネスマナーとして必要なだけです。請求書や領収書発行やカタログ送付など、さまざまなシーンで使われます。今後の日本社会の動向などによってはなくなる可能性もゼロではありませんが、今の主流なので穏便に守ることも大切です。古い体質の会社や人は、付け忘れに対して快く思わない可能性もあります。
内容物が簡単に分かればOK
添え状は全く無駄かと言えばそうではなく、事務作業の効率アップのためには役立つものです。添え状には内容物やその郵便物に対して起こして欲しいアクションなどが簡単に記されています。そのため、添え状をみるだけで内容の重要度やすべきこと、期日などが分かります。
ただし、結局は内容物や目的が分かればいいだけなので、オリジナリティなどは要りませんし、テンプレで十分です。また、テンプレになっていることで、開封した人がみやすく、効率よく処理できます。
手書き・丁寧過ぎはNG
添え状は、文書の内容や形式だけでなく、書き方も簡素化、形式化するのが望ましい文書です。もちろん、時間のかかる手書きにする必要もありません。むしろ、手書きで添え状を作るのは、時間のかけ過ぎでビジネスの優先順位が分かってない印象を与える恐れがあります。当然、端的に記すべき添え状に長々と要件を書くのもNGです。
【ニーズ別】就職や転職に使える添え状テンプレート
就職や転職でも、添え状の作成はテンプレートを使って効率化して問題ありません。就職や転職活動のフェーズ・ニーズに合わせて使える添え状のテンプレを紹介します。
就職・転職活動編
応募書類の送付に使う添え状のテンプレートです。
■添え状テンプレート：新卒就活用書類
履歴書・エントリーシートを送付するときに使います。
〇ダウンロードはこちらから⇒ 添え状（新卒就活用書類）のテンプレート
■添え状テンプレート：転職活動用書類
転職者の場合には、履歴書に加えて職務経歴書も送付物に入ります。
〇ダウンロードはこちらから⇒ 添え状（転職活動用書類）のテンプレート
内定後編
内定後の入社関連書類の提出に使います。
■添え状テンプレート：内定先への入社用書類
内定承諾書や雇用契約書・労働条件書などを提出する時に使える内容です。見本では枚数を正確に書き添えていますが、枚数をひとまとめにして「1部」「1通」でも問題ありません。
〇ダウンロードはこちらから⇒ 添え状（内定先への入社用書類）のテンプレート
■添え状テンプレート：前職への退職関連書類
新しい仕事が決まったら、今在籍している会社へ退職届を提出します。これは本来は手渡しが基本であり、例外的な事例となります。事情があって出社できない場合には、内容証明で郵送しましょう。
円満に終わるために、礼を欠くことがないよう送る前には連絡を入れるなど、誠実な対応が必要です。ただし、手渡しで拒否された場合などには事前連絡なしで送った方が受け取られる確率が高くなります。
〇ダウンロードはこちらから⇒ 添え状（前職への退職関連書類）のテンプレート
一般的なビジネスシーンで
添え状のテンプレは、一つ持っていると入社してからも役立ちます。書類送付のタイミングでさっと添え状をプリントアウトできればスマートです。
■添え状テンプレート：何にでも使えるベーシックな添え状
あらゆるビジネスシーンにおいて使えるベーシックなタイプの添え状です。本文はそのままで、会社名や同封の書類名などを変えて使えます。
〇ダウンロードはこちらから⇒ 添え状（ベーシックタイプ）のテンプレート
書類送付時のいろいろな注意点
ビジネス上の郵送物には、添え状以外にもビジネスマナーが決まっています。知らないと恥ずかしいこともあるため、注意が必要です。
封筒のタイプに注意
就職や転職活動に使用する場合には、郵送は書類が折れないように大きな封筒を使うのが基本です。一般的には角形2号サイズがもっとも合っています。また、就活・転職活動のシーンでは、無地の白い封筒を使いましょう。
クリアファイルで気遣いをみせる
送る書類は直接封筒に入れず、クリアファイルに入れてから封入すると気遣いが感じられます。大切な書類の場合には、特に重要なポイントです。雨濡れ予防にもなりますし、書類が曲がるのも防げます。
添え状のテンプレで効率よく書類準備
添え状はビジネスシーンでは必要なもので、就職や転職活動にも使います。しかし、基本的にはマナーとして付けるだけのものであり、添え状自体にそれほど重要な役割はありません。そのため、丁寧過ぎる扱いは必要なく、作成もテンプレを必要な部分だけ書き換えた程度で十分です。基本のビジネスマナーとして、形式だけしっかりと押さえておきましょう。
