転職エージェントへのメールマナー・例文を紹介|転職成功率を上げるために

相談者

無料だし、転職エージェントに登録してみました!
アドバイザーに、あなたの市場価値や転職にかかるさまざまな相談ができるからいいと思うわ!

先輩

相談者

でも、早速面談の連絡などのメールが来ていて…どんな感じで返信したらいいだろう…
エージェントとのマナーを守ったメールのやり取りで信頼関係を築いておくことが、転職の成功につながるって知ってる?おさえておきたいポイントを知っておきましょうね。

先輩

転職エージェントとのメールを重要視するわけ

エージェント メール マナー 重要性

転職エージェントへの登録が無料でできるから・企業の採用担当者ではないからといって、メールでのやり取りを軽んじてしまうのは絶対にNGです。

なぜなら、エージェントはあなたのことをどのような企業に紹介できるかどうかもやり取りから判断しているから。

【ここ重要!】
一般的な常識や誠実なやり取りができない人を、優良・大手企業に自信を持って紹介できませんよね。

また、エージェントも人間です。信頼関係を築けないと効率的な転職ができないこともあるので知っておきましょう。

転職エージェントを取り巻く環境

転職の求人が一般的に多い時期としては1年のうち下記の2つの時期が挙げられます。

1)新年度4月入社に向けた2~3月頃

(準備としては1月頃~)

 

2)下半期スタートの10月入社に向けた8~9月

(準備としては7月頃~)

以上の時期は求人数も求職者数も一気に増加するので転職エージェントも大忙しです。1人のエージェントが数十人を担当するということも珍しくありません。

そのため、エージェントの行動は以下のような傾向にあります。

・担当している人ごとにあまり時間を使う余裕がない

 

・返信が遅い、不誠実な人は無視することもある(繁忙期は特に)

 

・短時間で採用されそうな人に注力する

これらのことを念頭に置いておくことで、転職エージェントとどのようなやり取りをするのが好ましいのか考えてみましょう。

意欲と社会常識があることをアピールできる

たかがメールのやり取りですが、面談以外で人となりを知ってもらう手段はメールが主なツールですよね。

エージェントも人ですし、レスポンス(返信)が早い人と遅い人がいれば、早い人にいい案件を紹介したいと思いますし、やりとりが早い分、紹介する案件数にも差が出てきます。

レスポンスの速さで「本気でいい企業に転職したい・その努力をする準備がある」という意欲も伝えられるでしょう。

また、メールマナー(文章構成やメールの作成方法、送信タイミングなど)を見て、この人なら優良企業に紹介しても安心だ、またはその逆の判断をされることもあります。

無視は厳禁!返信はできるだけ早め

基本的にエージェントから来たメールには返信をしましょう。無視・ノーリアクションだとエージェントもメールが届いているか・確認してもらったのかがわからず提案しづらくなります。

返信をしなくてもいいとされるパターンは「一斉送信かどうか」です。判断の基準にしてみてください。また、メールに「返信不要」と書かれている場合はあえて返信する必要はありません。

返信で重要なことは「なるべく早めに返信する」ということです。もちろん仕事などですぐに返信できない場合もあるかもしれませんが、24時間以内に必ず返信するようにしましょう。

先輩

メール作成の時間が取れない場合には「未読」にして通知を残しておく・1日に数回(朝・夜・寝る前など)メールチェックの時間を作るなどしておくと、返信もれを防ぎやすくておすすめよ。

メール文にも気を付ける

メールの文章の作成方法も、社会人としてのマナーが備わっているのかチェックされているといってもいいでしょう。

以下のポイントをおさえたうえで、長々と書き連ねるのではなく、要点をおさえて短くまとめるように心がけましょう。

件名:返信の場合はRe: は付けたまま返信する

 

改行:内容ごとに適宜改行する(1行)

 

署名:必ず入れる、現在の会社名などは不要

 

敬語表現:間違いやすい表現をチェックしておく

以下の表に間違いやすい表現をまとめました

理由
了解しました承知いたしましたフランクな表現を避けるため
人事部 部長様人事部 部長役職に様は付けない 名前につけるもの
御社貴社御社は話し言葉、貴社は書き言葉
よろしかったでしょうか?よろしいでしょうか?誤表記
大丈夫です問題ございませんフランクな表現を避けるため
送らさせていただきます送らせていただきます誤表記
MEMO
ビジネスシーンで使用頻度の高いクッション言葉も集めてみました。クッション言葉でメールをやわらかい表現にするのもビジネスマナーといえます!

・お手数ですが
・恐れ入りますが
・お忙しい中とは存じますが
・ご面倒をおかけしますが
・申し訳ありませんが

※応募した企業へも同様ですが、マナーとして会社で割り当てられたメールアドレスの使用はやめましょう

MEMO
・レスポンスが極端に遅いときは転職エージェントを変更してもOK
・繁忙期の場合は返信に2~3日かかってしまうこともあるそうですが、それ以上待っても返信が来ない場合は、担当の変更を願い出ることやエージェントサイト自体を変えることをおすすめします。

・担当エージェントに親身になってサポートをしてもらえない場合は、エージェントかあなたかのどちらかに問題があると考えられます。自分に問題のない場合は、スパッと切り替えて行動するのがいいでしょう。

タイミング別エージェントとのメール例文を紹介

エージェント タイミング別 例文 メール

転職エージェントを利用した採用の流れにそって、メール例文と注意ポイントを紹介していくので、自分のタイミングでチェックしてみてください。

 

初回面談後のお礼メール

通常、エージェントサイトに登録をした後には担当のエージェントとの面談が行われます。面談では自分のキャリアについての展望や転職についてのヒアリングが行われ、今後の方向性を決めていくことになります。

面談後のお礼のメールは、必ず送るべきものというわけではありません。

しかし、これからお世話になるエージェントですから、「1通のメールを送っておくだけでいい印象を持ってもらえるなら…」と送っておくのもおすすめです。

大勢いる求職者の中で、自分のことをしっかりと覚えてもらうために有効な手段ともいえます。

件名: 面談の御礼(自分の名前)

 

(担当エージェント名)様

 

お世話になっております。本日面談に伺いました(名前)です。

 

本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いて面接いただき、誠にありがとうございました。

(エージェント)様との面談を通し、転職にあたって不安な点が解消でき、
転職活動についてより前向きに取り組もうという気持ちがわきました。

 

ご迷惑をおかけする点もあると思いますが、何卒、よろしくお願い申し上げます。

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署名

募集案件への返信

自分の名前が宛先に使われているような「一斉送信」ではない募集案件の紹介メールが来た際には必ず返信をしましょう。また応募する場合は、特に早めに返信できるようにしたいものです。

(エージェントの名前)さん ←「様」でも「さん」でもOK。面談した雰囲気で決めてもいいでしょう。

 

お世話になっております。(名前)です。

 

ご紹介いただきました(会社名)に応募したいと考えております。
よろしくお願いいたします。

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署名

注意
※返信の件名にあるRe: は消さない

※エージェントからのメール本分の引用も消さない

※端的に応募したい意思がはっきりと伝わるように記載する(あいまいな表記はNG)

面接日程の確認メールへの返信

企業に応募したあとは面接日程の確認についてやり取りを行うことになります。こちらの日程についても、相手(企業)との予定もあるので素早く返信したいところです。

(エージェントの名前)様

 

お世話になっております。(名前)です。

 

(応募企業名)の面接ですが、下記の日程を確認いたしました。

〇月△日(□)00:00~

 

(エージェントの名前)様にいただた面接時の質問にしっかり答えられるようにして臨みたいと思います。
よろしくお願いいたします。
————————————————
署名

※面接日程の確認メールでは、必ず日程を復唱する

※最後に面接に対する意気込みを入れるのもOK!面接指導をしてもらった場合は特にお礼もかねて入れておきましょう

日程を変更してほしいとき

エージェントと日程について決めた後に、諸事情のため日程の変更をお願いする場合や、提案された日程で都合がつかない場合に使える例文も紹介しておきます。

(エージェントの名前)様

 

お世話になっております。(名前)です。

 

面談の日程をご提案いただきありがとうございます。
大変恐縮なのですが、業務が立て込んでおり
ご提案いただいた日程で面談をすることができません。

 

つきましては、以下日程で面談をさせていただきたいのですが、企業のご担当者様にご確認いただけないでしょうか。

【希望日時】
〇月〇日 00:00~00:00
△月△日 00:00~00:00
◇月◇日 00:00~00:00

 

勝手を申しますが何卒ご対応のほど、よろしくお願いいたします。
————————————————
署名

※代替案を必ず明記する!候補日は3つほど用意するのがマナー

選考を辞退したいときのメール

選考を辞退したい場合もあるでしょう。

エージェントを利用せず、直接企業に辞退を申し出る場合は、辞退の理由について記載することはありませんが、エージェントでは反対です。

しっかりと「なぜ辞退に至ったのか」という説明を書くようにしなければ、今後のエージェントとの関係や転職活動に影響が出てしまう恐れもあります。

(エージェントの名前)様

 

いつも大変お世話になっております。(名前)です。

 

(応募企業名)の選考を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
※パッと見てわかるように書きましょう。

 

私の転職先への希望条件として「~~とーーー」があるのですが、面接でお話を聞き進めた結果、(応募企業名)は条件に当てはまっていないと考えます。
※事態に至った理由を具体的に説明!

 

そのため、申し訳ないのですが、今回の採用(選考)は辞退させていただきたいと思います。

(エージェントの名前)様には多大なご尽力をいただき、選考を通過できたので大変申し訳なく思っています。

 

これからは、なるべく選考の早い段階で決めていきたいと考えていますので、引き続きよろしくお願いいたします。

————————————————
署名

最終面接に落ちたときのメール

最終面接で落ちてしまった時のフォローメールは重要です!理由は、担当エージェントにとっても売り上げにならずモチベーションが下がってしまいがちだからです。

自分も落ち込みたいところですが、すぐさまメールを送り、次の企業を案内してもらえるようお願いしておきましょう。

件名: 最終面接結果について(名前)

 

(エージェントの名前)さん

いつも大変お世話になっております。(名前)です。

 

この度は(エージェントの名前)さんにせっかく素晴らしい企業をご紹介いただいたにも関わらず、私の力不足で最終面接で落ちてしまい、大変申し訳ございません。

 

次回の面接は(エージェントの名前)さんに今までいただいたアドバイスを今一度見直し、
万全な対策で臨もうと思っております。

 

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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署名

(補足)【面接後】企業に直接お礼メールをしてもいい?

エージェントを通して面接を受けた後に、企業に直接お礼のメールをするのはOKです。しない場合の方が圧倒的に多いのですが、1通メールをしておくだけで選考の際に好印象を得られるかもしれないという気持ちで連絡をしてみてもいいですね。

選考がその日のうちに行われてしまい、メールを見られることがないかもしれませんが、それでも印象が悪くなることはないので、送ってもいいでしょう。

件名:本日の面接のお礼(名前)

 

(応募企業名)採用担当者様 ←課や氏名がわかる場合は記載

 

お世話になっております。本日面接をしていただいた(名前)と申します。

このたびは面接のチャンスをいただき、感謝しております。

 

実際に貴社についてのお話をうかがい、入社意欲がさらに高まりました。

ご採用いただけましたら、貴社に貢献できるよう努力して参ります。

 

まずはお礼をお伝えしたくメールさせていただきました。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。
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署名

エージェントとメールを通して良好な関係を築きましょう

エージェント メール 関係 良好 成功
エージェントと良好な関係を築くことが、転職成功のために必要不可欠であることがわかりました。

良好な関係を築くために、誠実な社会人マナーをおさえたメールのやり取りができるよう、この記事で紹介したポイントをおさえて転職成功率を高めてください。

転職エージェントは2~3個登録しておこう

転職エージェントサイトはたくさんあります。エージェントサイトごとに特色があるので、自分がどのサイトに合うのかを考えてみることが重要です。

例としては、以下のような特徴が挙げられます。

・第2新卒や20代の転職に強い
・ハイクラス転職に強い
・女性の転職に強い
・WEB・IT企業に強い
・外資系企業に強い
・求人数・未公開求人数が多い など

これらの得意分野を複合的に持っているサイトが多いので、自分はどのサイトが合うのか?見極めるために2~3個登録することをおすすめしています。

扱う案件も異なると、さまざまな企業に出会えることになりますし、相性の良いエージェントと出会える可能性も高くなります♪

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