転職エージェントへのメール返信の書き方、例文を紹介！

転職エージェントとのメールを重要視するわけ

転職エージェントへの登録が無料でできるから・企業の採用担当者ではないからといって、メールでのやり取りを軽んじてしまうのは絶対にNGです。

なぜなら、エージェントはあなたのことをどのような企業に紹介できるかどうかもやり取りから判断しているから。

【ここ重要！】
一般的な常識や誠実なやり取りができない人を、優良・大手企業に自信を持って紹介できませんよね。

また、エージェントも人間です。信頼関係を築けないと効率的な転職ができないこともあるので知っておきましょう。

転職エージェントを取り巻く環境

転職の求人が一般的に多い時期としては1年のうち下記の2つの時期が挙げられます。

以上の時期は求人数も求職者数も一気に増加するので転職エージェントも大忙しです。1人のエージェントが数十人を担当するということも珍しくありません。

そのため、エージェントの行動は以下のような傾向にあります。

これらのことを念頭に置いておくことで、転職エージェントとどのようなやり取りをするのが好ましいのか考えてみましょう。

意欲と社会常識があることをアピールできる

たかがメールのやり取りですが、面談以外で人となりを知ってもらう手段はメールが主なツールですよね。

エージェントも人ですし、レスポンス（返信）が早い人と遅い人がいれば、早い人にいい案件を紹介したいと思いますし、やりとりが早い分、紹介する案件数にも差が出てきます。

レスポンスの速さで「本気でいい企業に転職したい・その努力をする準備がある」という意欲も伝えられるでしょう。

また、メールマナー（文章構成やメールの作成方法、送信タイミングなど）を見て、この人なら優良企業に紹介しても安心だ、またはその逆の判断をされることもあります。

無視は厳禁！返信はできるだけ早め

基本的にエージェントから来たメールには返信をしましょう。無視・ノーリアクションだとエージェントもメールが届いているか・確認してもらったのかがわからず提案しづらくなります。

返信をしなくてもいいとされるパターンは「一斉送信かどうか」です。判断の基準にしてみてください。また、メールに「返信不要」と書かれている場合はあえて返信する必要はありません。

返信で重要なことは「なるべく早めに返信する」ということです。もちろん仕事などですぐに返信できない場合もあるかもしれませんが、24時間以内に必ず返信するようにしましょう。

メール文にも気を付ける

メールの文章の作成方法も、社会人としてのマナーが備わっているのかチェックされているといってもいいでしょう。

以下のポイントをおさえたうえで、長々と書き連ねるのではなく、要点をおさえて短くまとめるように心がけましょう。

※応募した企業へも同様ですが、マナーとして会社で割り当てられたメールアドレスの使用はやめましょう。

エージェントとのメール例文を紹介

転職エージェントを利用した採用の流れにそって、メール例文と注意ポイントを紹介していくので、自分のタイミングでチェックしてみてください。

初回面談後のお礼メール

通常、エージェントサイトに登録をした後には担当のエージェントとの面談が行われます。面談では自分のキャリアについての展望や転職についてのヒアリングが行われ、今後の方向性を決めていくことになります。

面談後のお礼のメールは、必ず送るべきものというわけではありません。

しかし、これからお世話になるエージェントですから、「1通のメールを送っておくだけでいい印象を持ってもらえるなら…」と送っておくのもおすすめです。

大勢いる求職者の中で、自分のことをしっかりと覚えてもらうために有効な手段ともいえます。

募集案件への返信

自分の名前が宛先に使われているような「一斉送信」ではない募集案件の紹介メールが来た際には必ず返信をしましょう。また応募する場合は、特に早めに返信できるようにしたいものです。

面接日程の確認メールへの返信

企業に応募したあとは面接日程の確認についてやり取りを行うことになります。こちらの日程についても、相手（企業）との予定もあるので素早く返信したいところです。

日程を変更してほしいとき

エージェントと日程について決めた後に、諸事情のため日程の変更をお願いする場合や、提案された日程で都合がつかない場合に使える例文も紹介しておきます。

選考を辞退したいときのメール

選考を辞退したい場合もあるでしょう。

エージェントを利用せず、直接企業に辞退を申し出る場合は、辞退の理由について記載することはありませんが、エージェントでは反対です。

しっかりと「なぜ辞退に至ったのか」という説明を書くようにしなければ、今後のエージェントとの関係や転職活動に影響が出てしまう恐れもあります。

最終面接に落ちたときのメール

最終面接で落ちてしまった時のフォローメールは重要です！理由は、担当エージェントにとっても売り上げにならずモチベーションが下がってしまいがちだからです。

自分も落ち込みたいところですが、すぐさまメールを送り、次の企業を案内してもらえるようお願いしておきましょう。

（補足）【面接後】企業に直接お礼メールをしてもいい？

エージェントを通して面接を受けた後に、企業に直接お礼のメールをするのはOKです。しない場合の方が圧倒的に多いのですが、1通メールをしておくだけで選考の際に好印象を得られるかもしれないという気持ちで連絡をしてみてもいいですね。

選考がその日のうちに行われてしまい、メールを見られることがないかもしれませんが、それでも印象が悪くなることはないので、送ってもいいでしょう。

エージェントとメールを通して良好な関係を築きましょう

エージェントと良好な関係を築くことが、転職成功のために必要不可欠であることがわかりました。

良好な関係を築くために、誠実な社会人マナーをおさえたメールのやり取りができるよう、この記事で紹介したポイントをおさえて転職成功率を高めてください。

転職エージェントは2～3個登録しておこう

転職エージェントサイトはたくさんあります。エージェントサイトごとに特色があるので、自分がどのサイトに合うのかを考えてみることが重要です。

例としては、以下のような特徴が挙げられます。

これらの得意分野を複合的に持っているサイトが多いので、自分はどのサイトが合うのか？見極めるために2～3個登録することをおすすめしています。

扱う案件も異なると、さまざまな企業に出会えることになりますし、相性の良いエージェントと出会える可能性も高くなります♪