タスクの意味とは?Todoとの違いやタスクマネージャー・無料タスク管理アプリまで徹底解説!

タスクとは必ず取り組むべき課題のこと!

「タスク」とは「仕事・作業・課題」などを意味するカタカナ語です。その他に「任務」という意味も持ちます。「任務」と言われると日常の「仕事」とは一味違う重さを感じますよね。「タスク」は責任を伴う重要度の高い「仕事」を指して使われることが多いようです。

この記事では「タスク」の意味や使い方を詳しく解説。社会人として覚えておきたいタスク管理術やおすすめの無料タスク管理アプリも紹介しますよ!

タスクの意味を詳しく解説

先ずは「タスク」の意味を詳しくみていきましょう。「タスク」と間違いやすい言葉や日本で「タスク」が使われるようになったいきさつなども解説します。

タスクとTodoとの違いは?

「タスク」に意味が似た言葉に「Todo」があります。「Todo」は「やる必要がある事柄、忘れると困る事柄」を意味します。

両差の違いは明確な期限があるかどうか。「タスク」は決められた期限までに終了しなければならない作業>で、「Todo」は先延ばししても困らない作業のことを言います。

例えば、今日の晩御飯を料理することは今日やらないといけない作業だから「タスク」。物置が乱雑になってきたから整理することは別に急いでやらなくても支障がない作業だから「Todo」になります。

タスクが日本で使われるようになったのはWindowsがきっかけ?

Windowsの画面の隅には帯状のものが表示されていますよね。この帯状のものは「タスク・バー」という名前で、Windowsのいろいろなメニューが集められています。

Windowsが一般に広まったことで「タスク」もビジネス用語として日本に定着したと言われています。

タスクの語源は税金を意味するものだった?

「タスク」を英語で書くと「task」となります。「task」の語源は「tasca(領主に支払いを義務付けられた税金または労働)」というラテン語です。税金は英語で書くと「tax」。

「task」と「tax」は仲間の言葉になります。「仕事」と「税金」はどちらも義務としてとらえられる点が共通していますね。

仕事がデキる人のタスク管理術

「タスク」の意味は理解していただけましたか?この見出しではビジネスで役立つタスク管理術を紹介します。身に着ければデキる社会人として皆から頼りにされるようになるかも!

タスク管理術1.何をタスクとすべきか現状を把握することから

タスク管理術で最初にすることは仕事の現状を把握し、やらなければならない仕事のうち何をタスクとするか決めることです。

仕事は毎日山ほどあっても仕事にかけられる時間は限られてます。行き当たりばったりに仕事に手を付けていたら大変なことになりますよね。タスク管理術のなかでここが一番重要な部分になります。

タスク管理術2.把握できたらタスクごとに優先順位をつける

現状からあなたのするべき仕事を把握できたら、次は仕事に優先順位をつけましょう。タスク管理を上手くすることで、今日、今週、今月にするべき仕事を把握することができます。

タスク管理術3.タスクを短期と中長期に分けて管理するとより良い

会社には今月分の仕事だけでなく、来月、再来月、さらにその先にも仕事があるはずですよね。タスク管理するときにはタスクを短期と中長期に分けて管理するのがおすすめ

より効率的に仕事を進めることができたり、プライデートの予定も組みやすくなりますよ。

タスク管理術4.今日のタスクは前日までに作る

今日のタスクを今日出社してから考えていたら、作業開始が遅れて時間がもったいないですよね。普段から仕事の予定を確認し、今すぐやるべきこと、明日やることを事前に考えておくことが大切になります。

明日の予定を事前に確認し、心構えをしておけば朝からスムーズに仕事を始めることができます。妻子持ちの旦那さんは帰宅時間の予測を朝、家族に伝えてから家を出ることもできますね。

タスク管理術に挑戦!

タスク管理術の大まかな流れはつかめましたか?次の例でタスク管理術を試してみましょう

タスク管理術1の例

あなたは工場の設計部門の設計②で働いているとしましょう。あなたが勤める工場に、今月10社から注文された製品の製造予定が入っていて、あなたはそのうちのA社B社C社D社の注文に関わります。

設計①の部門では設計の指示書A、B、C、Dを作ります。あなたはその指示書をもとに製造オーダー表A、B、C、Dを作ります。製造部門の技術者はあなたが作った製造オーダー表をもとに工具を集めて機械を動かし、製品を作っていきます。

要するに、設計①→あなた→製造部門の順に作業が進むので、あなたは設計①と製造部門の作業の進み具合に合わせて自分の仕事を進めなくてはなりません。これを把握するのがタスク管理術1になります。

タスク管理術2の例

あなたは今月製造オーダー表A、B、C、Dを作らなければなりません。Aは設計①が指示書を作っている最中で、来月頭に製造部門が作業を始めます。Bは設計①の指示書は全て完成していて、来週月曜日に製造部門が作業を始めます。

Cは納期が迫っている案件。設計①でCのパーツ①②分の指示書は完成済み。残りのパーツの指示書は今日中に上がって来る予定です。製造部門の今日の夜勤担当者がパーツ②の作業を始める予定、①は明日の日勤担当者が作業する予定になっています。

Dは納期に余裕があるので設計①の指示書はまだ手つかずですが、パーツ④だけは作るのに時間がかかるので製造部門で明後日から作業を始めると今日あなたに連絡が来ました。

この条件だとCが一番緊急。次がDのパーツ④。Dのパーツ④は設計①に急ぎで指示書を出してもらうように連絡しなければなりません。後はB→A→Dの残りパーツの順に急ぎの仕事になっていきますね。

これを踏まえてタスク管理すると今日の作業順序は、設計①にDのパーツ④の指示書出しを連絡→Cのパーツ②→Cのパーツ①。明日の作業はDのパーツ④→Cの残りパーツ。さらに今週中にBを終わらせて、その後Aに取り掛かるという感じになります。

今日、今週、今月のあなたがするべきことは読みとれましたか?

タスク管理術3の例

今あなたが受け持っているABCDの作業が終わったら、しばらく単発で割と楽な注文ばかりが続き、比較的仕事が薄い時期に入る予定です。

しかし、その先の予定としては例年寒い時期になると注文が立て込み、冬時期は毎日遅くまで残業・ほぼ毎週休日出勤の超大山仕事月間がやってくるのが常。今年も冬場に大口の注文や面倒な注文が立て込んで入ってくる予定と上層部から現場に情報が回ってきました。

この場合、あなたはどうしますか?中長期のタスク管理ができていれば、「仕事が薄い時期に前倒しできる仕事は前倒しして、冬場の仕事を減らしておこう。」という動きをとることができますね。

タスク管理に無料アプリを使うという選択肢

タスク管理はアプリを使ってすることもできますよ。この見出しでは個人ならば無料で利用できるおすすめのタスク管理アプリを紹介します。

Google ToDoリスト

スマホで簡単にタスク管理

使い慣れたスマホでの簡単操作で、毎日のタスク管理をすることができます。タスクの入力保存後、詳細情報や日単位の期限を追加することができます。時間単位の管理はできません。登録したタスクのなかにサブタスクを追加することもできます。

完了したタスクは簡単操作で「タスク一覧」から「完了したタスク」に移動させることができます。

パソコンからタスク管理できる

パソコン版の「Gmail」「Google カレンダー」からタスクを作成し、スマホと連携してタスク管理することができます。「Gmail」でタスク管理するためには「新しいデザイン」の「Gmail」に切り替える必要があります。

「Google ToDoリスト」のリスト名は既定の「マイタスク」という名前から、リストの用途に合う名前に変更して管理しやすくすることもできます。

参考 Google ToDoApp Storeプレビュー 参考 ToDo リストGoogle Play

無料タスク管理アプリおすすめ2.Trello(トレロ)

付箋を貼るようにタスク管理できる

「Card(カード)」に登録したタスクひとつひとつを「Board(ボード)」に貼り付けて管理するタスク管理アプリです。タスクの「Card(カード)」は進捗に合わせて未着手・着手・確認待ちの「List(リスト)」に移動させてステータス管理します。

「Card(カード)」の移動はドラッグ&ドロップで簡単にできます。

個人でもチームでも使えるタスク管理アプリ

タスクの「Card(カード)」は担当者をアサインする、締め切りを切るなど細かい設定を登録することができます。担当者は変更することができ、締め切りを過ぎるとアラートのメールが来ます。

「Card(カード)」にコメントやメモを書き込んだり、ToDoリスト(CheckList)の作成やファイルを添付することも可能。

参考 みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツールTrello

無料タスク管理アプリおすすめ3.jooto(ジョートー)

いろいろなデバイスでタスク管理できる

Windows・Mac OS・iOS・androidに対応したクラウド型タスク管理アプリ。パソコン、スマホ、タブレットなど手持ちのいろいろなデバイスから操作することができます。

タスクを付箋に書いてホワイトボードに貼っていくイメージでタスク管理。「ToDoリスト」「進行中」「完了」が1度に確認できる画面配置になっていて、ドラッグ&ドロップで進捗を簡単管理することができます。

事前通知機能付きでタスク忘れを防げる

リマインダー(事前通知)機能をタスクに設定しておけば、やるべきタイミングで事前通知が送られてきます。タスクのやり忘れを防ぐことができ便利。

登録済みのタスクはGoogleカレンダーやMac、iPhoneのカレンダーから確認することもできます。

参考 なんだか忙しい人に上等な毎日をjooto

タスク管理はデキるビジネスマンの第一歩!

タスク管理は効率よく仕事を進めるうえで欠かすことができない技能です。タスク管理はビジネスで活躍するだけでなく、お子さんの宿題管理や家事の効率化などプライデートでも活用することができますよ。

大学生・専門学校生になったら社会人の予行練習に学生生活のタスク管理をしてみるのもおすすめ。この記事で紹介した無料アプリで挑戦してみましょう!

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