「ご返信」の使い方を総まとめ｜シチュエーション別の例文・類語との使い分けも解説

「ご返信」はお礼や返信してほしいときに使う言葉

ビジネスメール等でよく見かける「ご返信」という言葉。「ご返信」とは、相手からの返信を必要としている時や、返信に対するお礼を述べる際に使います。

また、文脈などシチュエーションによっては、似た意味を持つ言葉を使い分けることも必要です。「ご返信」と似た意味の言葉を知っておくと、表現の幅も広がります。

「ご返信」の使い方・例文

「ご返信」はやや畏まった印象を受けるため、会話の中というより手紙やメールなど文書で使われることが多いです。

「返信」は一般的に「返事をすること」を指しています。そこへ、接頭語の「ご」が付きますが、この「ご」は目上の相手に使う「尊敬語」と、自分をへりくだって表現する「謙譲語」の二つを持ち合わせています。

そのため、「ご返信」は、相手に対しても自分に対しても使用できる言葉なのです。

「ご返信」は、ビジネスシーンでは大変よく使われる言葉のため、使い方をしっかり頭に入れておくといいでしょう。

シチュエーションによってどのように使い分けるのか、例文とともにご紹介していきます。

返信に対するお礼の例文

ビジネスシーンにおいて感謝の気持ちを表すのは、円滑なコミュニケーションを取るためには必要不可欠なことです。

上司など社内の方はもちろん、取引先などからメールの返信をもらった際に、お礼を伝えるための「ご返信」の例文をご紹介します。

ご返信ありがとうございます

メールで先方から返事をもらった時には、まず返信してくれたことに対してのお礼を述べましょう。

「ご返信ありがとうございます」は、返信があった時に使う基本的なフレーズです。

ご多忙にも関わらずご返信ありがとうございました

先ほどの「ご返信ありがとうございます」に、さらに相手への気遣いを付け加えることで、より丁寧になるのがこちらの例文です。

先方のスケジュールが詰まっている中、返信について時間を割いてくれたことを感謝するシチュエーションで使用します。

早速のご返信ありがとうございます

メールで相手からの返信を待つときには、返信待ちの時間は短ければ短いほどありがたいものです。先方がこちらの投げかけに応じて、すぐ返信してくれた時にはこちらの例文を使いましょう。

返信をお願いする例文

先方へ質問などを投げかけた際に、返信をお願いするシチュエーションも多々あるでしょう。そんな時に使える例文をご紹介します。

ご返信お待ちしております

先方から返信が欲しい場合には、その後のトラブルを避けるためにも必ずその旨を伝えることが必要です。

この例文は、そういった場面で使う基本的なフレーズですので覚えておきましょう。

ご返信の程よろしくお願い致します

意味合いは先ほどの「ご返信お待ちしております」と同じですが、より丁寧に伝えることができます。

「～の程」は、主に依頼する時に使われますが、この場合は敬語表現として使用し、断定を避けて柔らかい印象へとしてくれるのです。

ご返信いただきたく存じます

返信が欲しい旨をとても畏まって伝えるときにはこちらのフレーズを使います。

「～いただきたく存じます」は、「～してほしいと思う」をより丁寧にした意味を持っています。謙譲語表現のため、目上の人に対して使用します。

返信不要を伝える例文

ビジネスパーソンには気遣いも大事です。先方が多忙なこともありますから、これ以上返信が必要なければ、その旨を伝えておく必要があります。

言い方によっては不快に感じる人もいるため、返信不要の際は言葉選びにも注意が必要です。

返信はご無用です

「ご無用」は、不要なことの丁寧語です。相手の好意や心遣いを断る際に使用する言葉なので、先方への気遣いがしっかり表されています。

ストレートに「返信は不要です」とするよりも、もう少し柔らかな雰囲気の言葉を選ぶことで丁寧で優しい印象を与えることができるでしょう。

ご返信をいただくには及びません

こちらの例文も「～いただくには及びません」を用いて、不要であることを丁寧に言い換えています。さらに丁寧な表現として「ご確認いただければ、ご返信には及びません」とすることもできます。

「ご返信」の類語と使い分け

「ご返信」と似た意味を持つ言葉は多くありますが、微妙なニュアンスの違いがあるため、正しく使うには意味を理解しておく必要があります。

シチュエーションに応じた言葉選びができるビジネスパーソンになれるよう、ここでは「ご返信」の類語とその例文をご紹介していきます。

「ご返答」

「返答」は「問いや呼びかけに対して答えること」という意味があります。また、「ご返答」に関しては、主に口頭で返事をすることを指しており、ビジネスメールより、対面でやり取りする時に使われます。

「ご返答」接頭語の「ご」は、尊敬語にも謙譲語にもなるため、相手の返答にも、自分の返答にもどちらにも使うことが可能です。

「ご返信」との違いは、使用できるシチュエーションでしょう。「ご返信」はメールなどの文書で使われることが主ですが、「ご返答」は口頭で返事をする場合に使われることが多いです。

「ご返答」を使った例文

「ご返事（お返事）」

「返事」は「質問や呼びかけに対して答えること」を意味しており、名前を呼ばれたことの返しから質問の返しなど、幅広いシチュエーションで使うことができます。

「ご返事（お返事）」には「相手からの手紙に対する答えの手紙」という意味もあるため、文書でも対面でもどちらでも使用できる言葉です。

また、「ご返事（お返事）」は他の類語の中でも比較的柔らかい印象をもっており、普段使いにも向いている言葉なのです。

「ご返信」との違いは、「ご返信」は文書での使用が主になりますが、「ご返事（お返事）」は文書でも対面でもどちらでも使用できる点でしょう。

「ご返事（お返事）」を使った例文

「ご回答」

「回答」は「質問や要求に対して答えること」という意味を持っています。ほぼ「ご返答」と意味合いは同じですが、先方からの質問に対して返事をする際やこちらの質問に対しての返事は「ご回答」が適切です。

ややかしこまった印象の言葉のため、日常会話ではなくビジネスシーンで多く使われています。

「ご返信」との違いについては、「ご返信」は内容に関わらず、メールなど文書で返事をする時に使いますが、「ご回答」は質問に対しての返事を指しています。内容が質問かそうでないかで使い分けることが可能です。

「ご回答」を使った例文

「ご返信」の英語表現

「ご返信」はビジネスシーンで使用頻度の高い言葉であるため、英語で表現しなければならない機会がでてくることも。いざという時のために、会話やメールでの使い方を確認しておきましょう。

「ご返信ありがとうございます 」の英語表現・例文

「ご返信ありがとうございます」を使用した例文を確認しましょう。

「ご返信お待ちしております」の英語表現・例文

「ご返信お待ちしております」を使用した例文を確認しましょう。

「ご返信いただければ幸いです 」の英語表現・例文

「ご返信いただければ幸いです 」を使用した例文を確認しましょう。

ビジネスシーンで使用頻度の高い「ご返信」をマスターしよう！

ビジネスメール等ではかなり使用頻度の高い「ご返信」ですが、使用するシチュエーションや類語を理解しておくと、状況に応じて使い分けることができます。特にビジネスメールでのやりとりは顔が見えないため、先方を気遣いながらも自分の要求を伝えることが大切です。

円滑なコミュニケーションを取るためにも「ご返信」の使い方をマスターして、優秀なビジネスパーソンへの一歩を踏み出しましょう。