フリーアドレスの意味とは?英語で通じる?収納や電話、気になるあれこれや使い方を徹底解説

フリーアドレスは「決まった席がないオフィス」のこと

先輩

今回は、ビジネス界で注目されている重要ワード、フリーアドレスを取り上げるわよ!新人君は聞いたことある?
フリーメールアドレスの略語ですか?無料で取得できるメールアドレスは、確かに便利ですけど、今あえて注目するほどでもないような・・・。

新人

先輩

フリーアドレスは「決まった席がないオフィス」よ。フリーメールアドレスとは、まったく別物だから。

「決まった席がないオフィス」をフリーアドレスといいます。働き方改革に絡んで、最近注目されているオフィススタイルです。

一方、フリーメールアドレスは、GoogleのGmailやヤフーのYahoo!メールのように、無料で使えるメールアドレスのこと。

両者の字面は似ていますが、まったく異なる言葉なので、勘違いしていると恥をかくかも。この機会にしっかり学んでおきましょう!

フリーアドレスの意味を解説

新人君のような面白い間違いをしないように、まずはフリーアドレスの意味をしっかり確認しましょう。

日本語のフリーアドレスとは?

日本語のフリーアドレスは、社員が好きな席に座って仕事をする形式のオフィススタイル。フリーアドレス制と呼ぶケースもあります。

図書館や喫茶店のような座席システムをイメージしてください。特に席が決まっていませんよね。

会社は、社員一人ひとりに専用のデスクを用意しません。固定席の代用として、オフィスには社員が共用で使用するフリーアドレスデスクを設置。社員は日によって使う座席を変え、好きな場所で仕事をします

フリーアドレスを英語でいうと?

フリーアドレスは和製英語です。そのため、英語圏の人に「free address」といっても通じないかも。

英語でフリーアドレスと同じようなニュアンスを伝えたいときには、「Non-Territorial Office」や「hot-desking」が使えます。

フリーアドレスオフィスのメリット

フリーアドレスオフィスには、次のようなメリットがあります。

メリット
①オフィスに設置する座席数を減らす。備品を共用化するなどにより、経費削減できる
②ほかの部署や役職が異なる人とのコミュニケーションが活発になる
③部署の枠を超えた共同作業がしやすくなる
④毎日違う席で仕事をするので、気分転換になる
⑤オフィス全体で紙の書類を減らす必要があるため、環境美化につながる
⑥席を離れるたびにデスクをクリアにするため、パソコンや書類の出しっぱなしによる情報漏えいを防げる

フリーアドレスオフィスが日本で始まった当時は、①の経費削減効果に重点が置かれていました。しかし、ここ数年は②~⑥のような利点に注目が集まっています。

社員にとってのメリットもちゃんとあれば、導入に前向きになれるのではないですか?

フリーアドレスオフィス失敗!?

フリーアドレスオフィスには、メリットがたくさんあります。しかし、安易に導入してしまうと失敗する場合も。フリーアドレスオフィスが向かない企業や、デメリットも知っておきましょう。

向かない企業
・紙の書類が多く、減らすのが難しい企業
・部署の人員・担当する仕事が固定されていて、部署間の人事異動が少ない企業
・在席率100%になる時間がある企業
こんな問題点が生じるかも…
・いつも同じ席に座ってしまう社員が多いと意義が薄れる
・なかなか自分の席をみつけられず、時間を無駄にする社員が出る
・周囲とコミュニケーションがうまく取れず、疎外感を感じる社員が出る
・私物で席取りをして帰宅するなど、マナー違反をする社員が出る

フリーアドレスオフィスを導入する場合は、予想される問題点を挙げ、事前に対策を考えておく必要があります。また、社員の意識改革も大切です。十分に時間をかけて、しっかり検討・準備しましょう。

気になるフリーアドレスのあれこれ

フリーアドレスオフィスでは、一般的なオフィスでは当たり前のものがそのまま使えなくなります。何がどう変わるのか、みてみましょう。

フリーアドレスだと収納はどうなる?

フリーアドレスでは、デスクに自分用の収納はありません。

仕事道具や私物は、個人ロッカーに保管するのが一般的です。社員は仕事で使う道具をモバイルワゴンやバッグに入れて、仕事場所までその都度持ち運ぶ必要があります。

フリーアドレスオフィスで使用できる便利グッズがいろいろ販売されているので、探してみてください。

フリーアドレスでは電話はどうする?

フリーアドレスオフィスでは個人の席が決まっていないので、従来型の内線電話は使えなくなります。

代わりに、IP-PBXやクラウドPBXを利用した内線を使用するのが一般的。両者の違いを整理しましょう。

クラウドPBXIP-PBX
特徴Wi-Fiなどインターネット環境があれば、どこでも利用できるLANケーブルでインターネットに接続して利用
通話方法スマートフォンやソフトフォンなどで通話IP電話機やソフトフォンなどで通話
メリット外出している社員の電話に内線を転送可能。社外から代表電話番号で電話をかけられる。企業がLAN回線を保有している場合、コストを安く抑えられる。初期投資は必要だが、長期的にはクラウドPBXより低コスト。

NTT東日本・西日本が発番した電話番号でない場合や、用いている電話回線がIP電話に対応していないときには、今登録している会社の代表番号が使えなくなる可能性も。

また、停電時や緊急通報電話、フリーダイヤルには電話が繋がらないケースがあります。

現在使用している会社の代表番号をそのまま使えるのか、サービス提供会社にしっかり確認したうえで、導入するか検討してください。

[ビジネス版]フリーアドレスの使い方・例文

フリーアドレスの意味がわかったら、言葉の使い方も気になりますよね。ビジネスシーンでフリーアドレスがどのように使用されるのか、例文でイメージしてみましょう。

例文1

上司

うちの会社も、フリーアドレスを導入することになったよ!
フリーアドレス化に向けて、職場のペーパーレス化も進めるんですね。

先輩

上司

そうなんだ。これから社内の資料は基本、電子データになるよ。
例文2

先輩

フリーアドレスのオフィスなのに、なんで新人君は毎日同じ席で仕事してるのよ。
いつもと違う場所で仕事をしているとなんだか落ち着かなくって。知らない人と隣になっちゃったら、気まずいですし。

新人

先輩

そこは少しずつでも慣れていかないと。今のままじゃ、ワークスタイルを変えた意味ないわよ。

フリーアドレスでコミュニケーションを活性化しよう!

フリーアドレスは、社内のコミュニケーションを活発にしてくれます。他部署の人との何気ない会話から、面白いアイディアが浮かんだりするケースも。

勤めている会社からフリーアドレスを導入するといわれたら、戸惑うかもしれませんね。でも、企業だけでなく、社員にもメリットがたくさんありますよ。前向きに取り組んでみましょう!