ワークフローの意味とは?ワークフローシステムって何?ビジネスでの使い方もわかりやすく解説

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ワークフローとは『業務における一連の流れ』のこと

先輩

明日から中途採用の人が入社してくるけど、ワークフローは最新版になってる?
共有のフォルダに入ってるデータですか?確かちゃんと更新されていたはずですけど…

新人

先輩

今日中に確認して、プリントアウトしたもの1部用意しておいてね。
ワークフローとは、『業務における一連の流れ』を指すカタカナ用語で、どんな分野においても文書やデータ化したものが用意されていることでしょう。

ここでは、正しい言葉の意味や使い方だけでなく、ワークフローの効率を高めるシステムについてもわかりやすくまとめたので、仕事力をアップさせるためにも、しっかり学んでいってくださいね

ワークフローの意味をチェック

ワークフローを理解するためには、正しい意味がわかっていなければなりません。まずは英語の意味も含めてチェックしておきましょう。

ビジネス用語としてのワークフロー

ビジネス用語としてのワークフローは、基本的には『仕事を進めるにあたっての流れ』の意味で使われますが、『仕事の流れを図解化したもの』を指す場合もあります

今は、パソコンでの業務が当たり前になっているため、システム化している会社も多いです。また、仕事の流れの中で必要な申請書もWebベースで申請フォームが用意されている場合もあります。

ワークフローがあると、組織内の認識を統一できるとともに、決まった手順に沿って作業を進めるために、ミスの軽減にもつながります。また、図解化することで、文章だけでは理解しにくいところもイメージが容易になります。

ワークフローの英語は『workflow』

ワークフローの英語は、そのまま書くと『workflow』ですが、『work-folw』と表記する場合もあります。まずは、それぞれの単語の意味を見てみましょう。

work
・仕事
・労働
・作業
・研究 など
flow
・流れる
・流れるように動く
・すらすらと流れ出る など
workflow(work-folw)の意味は、カタカナ用語と同様に『業務における一連の流れ』で、次のような使い方をします。

■repair workflow(修理作業の流れ)
■production workflow(生産ワークフロー)
■workflow system(ワークフローシステム)
■speed up workflow(作業の流れを速める) など

[ビジネス版]ワークフローの使い方・例文

ワークフローは一般的なビジネスシーンでも頻繁に登場するカタカナ用語なので、使い方は難しくないでしょう。ここでは例文を3つ用意したので、「そうそう、こんな感じで使ってる」と確認するつもりで読んでみてください。

例文1

先週入社したBくん、処理の仕方間違ってたよ。ワークフローが正しいか見直してくれるか?
例文2
この業務のワークフローは、細かく文章で説明するよりも、スクリーンショットや図を挿入したほうがわかりやすいだろう。
例文3

なんか処理の仕方がみんなバラバラすぎない?きちんとワークフローを作って共有したほうがいいんじゃない?

業務効率UPが図れるワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、業務の流れを自動化したシステムを指します。たとえば、申請書を作成、上長に承認をもらう、メールなどで提出する…と、一つずつの作業が必要だったとします。これらの作業をシステムの中だけで作成から管理までを一貫して行えるといったものがワークフローシステムになります。

それでは、どんな課題に直面してこのシステムを検討するようになったのか?ワークフローシステムを導入するとどんなメリットがあるのか?それぞれ簡潔にまとめてみました。

ワークフローにおける課題

ワークフローで大きな課題になっているのは、特に稟議書、申請書類など、『作成⇒承認』といった手順が必要な業務の効率化といえるでしょう。

まず、紙で作成する申請書は、多くの場合PDFファイルに変換してメールで提出します。しかし、外出先で作成したとしても、提出するために会社に戻らなくてはいけません。その後、部内の承認をもらうにも、上長が不在なら戻るまで作業はストップです。

そして、担当部署に提出しに行っても担当者がいなければすぐには進みません。このように、システム化されていないととてつもない時間を要してしまいます。

また、作業がどこまで進んでいるのかが不明瞭で、急いでいる案件だと「処理していただけましたか?」「今誰が持っていますか?」といった無駄な確認作業までする必要がでてきます。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入するにあたってのメリットは、大きく次の3つがあげられます

メリット①:業務の可視化ができる

他部署を何か所も回さなければいけないような申請書をシステム化すれば、各担当者がシステム内の書類にアクセスして作業ができます。外出先でも確認できるため、担当者不在で処理がストップすることが減ります。

また、どこまで処理ができているのかをシステム上でチェックできるため、処理完了が見極めやすく、急いで決済がほしい場合の催促もしやすくなります。

メリット②:ペーパーレスで経費削減ができる

紙の書類の場合、文書保管のためのファイルや場所が必要ですが、データにすればスペースをとりません。また、使用後の書類を探し出すときに、手作業ではなく文書番号で検索できるといったメリットもあります。

メリット③:業務のスピードアップが図れる

ワークフローがあると、決まった手順で作業を進められるため、ミスが減ります。その結果、確認・修正といった作業が減り、業務の効率化につながります。また、会社にいるときにしかできなかった作業が、外出先でもできるため、承認作業にかかる時間が短縮されます。

仕事で活用したいワークフローツール3選

ワークフローは、各企業でシステム開発を依頼しなければならないわけではありません。現在では数多くの企業から、さまざまなツールが提供されています。ここでは広く知られているツールをいくつか簡単に紹介しておきます。

①ジョブカン

会社独自の申請書に対応できるよう、さまざまなテンプレートが用意されており、ステータスもひと目で確認できます。そのほか、スマホでの申請・承認や、外国人社員の多い会社向けに英語対応も行っています。Googleアカウントと連携しているのも特徴です。

また、ジョブカンは、ワークフローシステムだけでなく、別途『勤怠管理』『経費精算』『労務管理』『給与計算』のシステムを提供。初期費用は0円で、ワークフローシステムは『300円/1ユーザ』、他のシステムとの併用でセット割引もあります
参考 ワークフロージョブカン

②サイボウズOffice

組織内の情報共有やコミュニケーションを支援するソフトウェアで、ワークフロー、スケジュール共有、設備予約、掲示板、ファイル共有などの機能を標準装備しています。

申請書の作成や変更も手軽にでき、進捗もひと目でわかるようになっています。また、クラウド版も用意されているため、スマホやタブレットからの操作も可能。

金額は、『500円/1ユーザ』で、最低使用期間は1ヵ月となっています。30日間の無料版もあるので、試してみてからの本格導入も可能です。
参考 トップページサイボウズOfifce

③SmartFlow

会社独自のオリジナルテンプレートも簡単に作成でき、操作で不明な点は電話・メール・チャットといった3種類のサポートが用意されているので安心です。また、クラウドサービスもあるため、外出先からの操作も可能。スマホやタブレットからも利用できます。

導入にあたっての初期費用は0円で、20名までなら利用料も0円です。セキュリティ対策も万全で、バージョンアップも自動&無料で行われます。

参考 トップページSmartFlow

業務効率が悪いときはワークフローを見直そう

今は、ネット環境も整っているので、すべての処理がパソコン上で行える企業も増えています。しかし、その中で「いまいち効率が悪いなぁ」と思うこともあるでしょう。そんなときは、何が原因なのか、どこを改善すればいいのかなどを検証し、ワークフローを見直してみましょう。