フォーマットとはどんな意味?「フォーマットする」や「フォーマット化」の使い方も解説!

フォーマットには2つの意味がある!

先輩

資料、データで持って行くでしょ?このUSB使っていいわよ。何かデータが残っているといけないから、フォーマットするの忘れないでね。
そういえば、定型の書式のこともフォーマットっていいますよね?USBのフォーマットは初期化することですよね~。同じ言葉で2つの意味があるとややこしい…

新人

先輩

カタカナ用語ってただでさえ「どんな意味?」って調べなきゃいけない言葉多いのに、せめて意味は一つにしぼってほしいわね。

一般的に、事務職においては文書の形式を指しますが、IT業界ではまったく別の意味合いで使われます。そのため、今会話に登場している『フォーマット』はどの意味なのかをきちんと理解しないと大変なことになる場合も…。ここではシーン別のフォーマットの意味のほか、IT業界におけるフォーマットの種類なども学べるようにまとめました。

フォーマットの意味をチェック

世の中ではもう当たり前のように『フォーマット』が使われているため、意味を改めて調べることはなかったのではないですか?それではここで、きちんと正しい意味を理解しておくことにしましょう。

フォーマットとは?

カタカナ用語の『フォーマット』は、ビジネスシーンにおいては次のような意味で使われています。

①文書の「書式」
②コンピュータ関係の「初期化」

フォーマットの意味を調べようとすると、IT業界で使われる『初期化』を解説したものが多いです。しかし、本来は『初期化』そのものではなく、初期化の際の一要素を表す言葉とされているのであわせて覚えておいてください。

フォーマットの英語は「format」

フォーマットは英語で『format』と書き、次のような意味をもつ単語です。

■(書物などの)型
■(企画などの)構成
■形式
■書式設定をする
■体裁を整える など

そして、熟語としてはこんな使い方があります

■format a document(書類の書式を整える)
■format a disk with data on it(データが入っているディスクを初期化する)
■chart format(図表の書式)
■the ZIP format(ZIP形式) など

使用シーン別!フォーマットの使い方・例文

分野によって異なる意味合いで使われるフォーマット。会話ではどんな登場のしかたをするのでしょうか?「フォーマットする」とは?「フォーマット化」って何をするの?といった疑問も解決しながら使い方を学んでいきましょう。

①:ビジネスで使う書類の「書式」や「雛形」

例文1

先輩

パソコンソフト購入申請、フォーマットに記入するだけでいいようになってるからIT部門に提出しておいてね。
企業ではいろいろな申請書類が存在しますが、その多くは定型の『雛形』があるもの。例文1のフォーマットは『雛形』を指しています
例文2

上司

自由な発想で企画書を出してもらおうと思って書式は決めていなかったが、最近必要な情報がもれていることが多いように感じる。来月からフォーマット化するから、こんな感じでざっくり作ってみてもらえるか?
例文2は、決まった雛形がなかったものを、新たに作るといった話をしています。

②:WordやExcelで設定する「体裁」

例文1

新人

あの…ロードマップ作ったことないんですけど…
大丈夫、フォーマットがあるから。とりあえず必要事項記入して見せてもらえる?それチェックしながら教えるね。

先輩

今は、手書きの書類はあまり見かけませんよね。そのため、WordやExcelを利用し、規定の書式で作られたものが多く存在します。例文1は、ロードマップを作るための書式があるということを先輩から後輩に言っている会話です。

ちなみに、ロードマップが何を指すのかは、次の記事で解説していますので、深く知りたい人は読んでみてください。
ロードマップの意味とは?書き方・作り方のポイントから混同しやすい類語まで徹底解説!

例文2
多くの書類がフォーマット化されて全社員共通のフォルダに保存されている。しかし、サーバーダウンしてしまうとどの書類も使えないため、自分のパソコンにコピーを保存しておくことにした。
WordやExcelで書類を作成できるようになった今、共通のフォルダに保存することで、他の地域で働く人との共有も可能となりました。そのため、各企業さまざまなフォーマットを作り、利用しています。

③:HDDやUSBメモリーの「初期化」

例文1
新しく購入したパソコンで使えるようUSBメモリーをフォーマットした。
USBメモリー、SDカードなどの記録媒体は、使用するパソコンのOS、ファイル形式にあわせ初期化する必要があります。例文1のフォーマットはこの初期化作業を指しています。
例文2
パソコンの容量をアップさせるために外付けHDDを設置した。フォーマットすることができたので、さっそく使ってみよう。

IT分野では『フォーマットする』という言葉がよく使われます。例文2も例文1と同様に『初期化』を指しています。

記録媒体をフォーマットするときのやり方や注意点って?

HDDやUSBメモリーなどの記録媒体を初めて利用する際はフォーマットが必要です。また、データが入っている記録媒体をフォーマットすると、既存データは消えて、まっさらの状態になります。

ここでは具体的なやり方を詳しく解説することはできませんが、知っておきたいポイントについて簡単にまとめました

フォーマットの方法はPCやOSによって異なる

フォーマットは、利用しているPCの種類やOSで作業手順は異なります。Windows10の場合は、画面左下のスタートアイコンをクリックし、『設定⇒Windows設定⇒更新とセキュリティ』と進めていきます。

Windows8.1以前のバージョンを利用している場合は、10と同じ項目ではありませんが、設定から入っていくことに変わりはありません。その中で、『復元』に関わる項目を探して進めてください。

Macの場合は、『MacnOSユーティリティ⇒ディスクユーティリティ』と進めます。もっと詳しいやり方を知りたい人は、公式サイトを確認してください。
参考 appleMacのディスクを消去する方法

フォーマットにはいくつかの種類がある

機器に接続すると、自動的に適切な方法でフォーマットが始まる場合もありますが、どの形式でフォーマットするかを選ばなければならない場合もあります。一般的には次の種類が存在しているのでチェックしておきましょう。

NTFS形式って?
一般的に、Windowsの新しいパソコンはこの形式でフォーマットされています。ディスクへの書き込みが速く、セキュリティ強化されているという特徴があります。
FAT32形式って?
最大4Gまでの移動・保存しかできず、主に古いパソコンで採用されているフォーマット形式です。Macとの互換性があるのが特徴です。
exFAT形式って?
制限のあったFAT32形式の後継バージョンで、4G以上の保存も可能。ただし、FAT32との互換性はありません。

フォーマットするときの注意点

HDDのフォーマットは最終手段です。実行する前に、もう一度フォーマットするしか方法がないのかを確認しましょう。確認後、フォーマットする必要があると判断した場合には、『バックアップをとる』ことを忘れずに行いましょう。実行後は既存データが消えてしまいます。

フォーマットする際、『アロケーションユニットサイズ』もしくは『クラスターサイズ』を選択することになります。これは、ファイルを管理する上での最小単位のことで、いろいろ選べるようになっています。しかし、基本的には『標準』を選んで問題はありません。

万が一、誤ってフォーマットをしてしまった場合には、97%の確率でデータが復元できる、こんなソフトがあるので試してみてください。
参考 EaseUSトップページ

フォーマットの類語

世の中にはフォーマットの意味に似た言葉があります。ここでは『書式』『初期化』それぞれの類語をチェックしておきましょう。

フォーマットの類語〜書式編〜

書式・体裁を表すカタカナ用語は、フォーマットのほかにも次のような言葉があります。どのように使い分ければいいのでしょうか?

テンプレート

設計などで使う、図形を型をくり抜いた用具もテンプレートといいますが、一般的なビジネスシーンでは、データを作成する上での雛形を指します。フォーマットとは同じ意味合いで使って問題ありません。

フォーム

フォームとは、『形』を意味する言葉ですが、主に外観を指して使われます。Windowsでは、アイコンやボタンの配置などの外観を指しています。フォーマットは『形式』のことなので、全体の見た目の場合はフォーム、中身の形式を指す場合はフォーマットを使うと考えれば簡単ですね。

フォーマットの類語〜初期化編〜

フォーマットについて調べていると、『初期化』『イニシャライズ』といった言葉がよくでてきます。このイニシャライズとはどういう意味なのでしょうか?

イニシャライズ

ハードウェアやソフトウェアを使い始めの状態に戻すことをいいます。初期化に変わりないですが、工場出荷状態に戻すことを指して使われます。データを消して初期の状態にするという点ではフォーマットと同じです。

しかし、フォーマットとは、ただデータをゼロにして初期の状態に戻すことを指すので、工場出荷状態にするイニシャライズとは厳密には異なります

フォーマットはビジネスマンが知っておくべき用語

社会で働くようになると、必ずといっていいほど遭遇する『フォーマット』。「フォーマットって何?」と質問するのはちょっと恥ずかしいくらい当たり前に知っておかなければいけない言葉です。IT分野でのフォーマットや類語の使い分けもきちんとできるようになっておきましょう