PDCAをうまく回すとはどういう意味?周辺ワードも紹介

PDCAとは『継続的な業務の改善手法』

新人

今日クライアントとの会話で『PDCA』って言葉が出てきて、「何ですかそれ?」ってお聞きしたら、「え〜そんなことも知らないの?メーカーの営業マンなのに」っていわれてしまいました。
そりゃそうよ。それは業務をね、継続的に改善する手法なのよ。教えてあげるからしっかり覚えておきなさい!

先輩

ビジネスの現場で時折聞かれる『PDCA』とは一体何でしょうか?どうやら継続的に業務を改善してゆく効果的な手法のようです。

とはいえ、なかなかイメージしづらいかもしれませんね。ここではわかりやすく、具体的に解説するので、しっかり覚えていってください。

PDCAの意味をチェック

『PDCA』とは『PDCAサイクル』とも呼ばれ、『Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)という4つを繰り返すことで、生産や品質の管理体制を継続的にブラッシュアップしていくアプローチ』のことです。

まずは、PDCAのそれぞれのステップごとの説明から始めましょう。

PDCAサイクルの4つのステップとは?

Plan(計画):目標を設定して計画するステップです。解決したいテーマをしっかり理解し、それに関する情報を集めて解決策を想定しつつ計画を立てる段階です。

Do(実行):Pの段階で立てた計画を実行するステップです。
問題を解決するための方法を見つけたら、少しずつ試してみてください。試す際にはその方法が有効だったか無効だったかも記録しておきましょう。次の段階で使えます。

なお、Pの段階で立てた計画を実行するときには、最初から計画を完全に実行するのではなく、あくまでテストをしながら少しずつ実践しましょう。

Check(評価):計画にしたがって適切に実行できていたのかを評価するステップです。この段階で、実際に試してみた解決策の成果をPの段階の予想と比較し分析して、有効だったかどうかを評価しましょう。

Action(改善する):成果を検討し、改善策を立てて実行します。PDCAは終わりのないサイクルです。最後のAからまた新たなPの段階に入り、継続的に改善を重ねていくための手法がPDCAサイクルと考えてよいでしょう。

PDCAに役立つツール

タスクの進捗管理や時間管理などのタスク管理アプリが、いろいろと市場に出ています。これらはPDCAに役立つツールです。PDCAの取り組み方としてはまず、目標をすべてタスク化して計画を作るところからはじめます。

計画自体が甘かったものは、アプリのチャット機能で関係スタッフからのフィードバックがわかるようになっていて、計画の精度を高められるのです。

そして実行したあとの成果にもみんなのフィードバックをもらえるので、それらを反映して次なるPのステップに入ります。

そんなふうにツールを使って管理すれば、さまざまな視点や角度からの知見を反映しながらPDCAを回していくことができるので、おすすめです。

PDCAのメリットとデメリット

PDCAのメリットとしては、明確な目標を立てるので、ムダな行動を排除できて効率よく作業を進められるという点が挙げられます。

チームで計画を決めて実行するので、メンバー間で能力のムラがあっても問題ありません。サイクルが何度も繰り返されることにより、ミスを減らしつつ改善を図れます。

デメリットとしては、予測できない変化が起こった場合には対応が難しく、改善をできないという点が挙げられます。たとえば、計画の途中で競合にリードするため緊急セールを打つべきであっても、いったん決めた計画に従わなければなりません。

このように、計画を決めたら絶対に実行する縛りのため、想定外の事態に対処ができず、結果として目標達成のための行動ができなくなる場合があるのです。

新人

理屈は分かりましたが、計画から外れた想定外の事態に弱いということは……計画のハードルが高いっすね。

PDCAの英語は『PDCA cycle』

PDCAは英語で『PDCA cycle』と表記し、日本語で使われるのと意味は同じです。

以下のような使い方をします。

例文
We continually improve business by utilizing the PDCA cycle.
私たちはPDCAを活用して、継続的に業務を改善しています。
 
The PDCA cycle is well-known as a typical management cycle.
PDCAは典型的なマネジメントサイクルとしてよく知られています。

PDCAとSDCAの違い

SDCAとはPDCAの業務改善に対して、維持管理という考え方です。似ていますがPDCAのPがSに置き換わっています。

このSはStandardize、つまり標準化を意味します。誰もが、いついかなる時も同じように業務ができるような仕組みに持っていくということです。

関係性としてはPDCAで業務水準を上げて、SDCAで誰でも取り組めるスタンダードにするということで、車の両輪のような関係にあると言えるでしょう。

PDCAの使い方・例文

PDCAは実際の会話では、いったいどんな使われ方をするのでしょうか。例文で見てみましょう

例文1

上司

PDCAをうまく回せるかは、計画をどれほど明確に立てられるかにかかっているんだ。
例文2
PDCAの考え方は、システム開発の現場でも大変有効だそうよ。

先輩

[おまけ]PDCAは時代遅れなのか?

一部の人たちからPDCAは時代遅れだという批判も聞かれます。本当にそうなのでしょうか。たしかにPDCAは、計画にこだわって懸命に回そうとすると、かえって仕事が遅くなり、成果が出なくなるケースがあるのは事実です。

そうなってくると、PDCAを無視して進めてしまいがちになります。要するにPDCAの良し悪しには、そのサイクルというよりも、立てる計画の精度が大きく関わってくるのです。

精度が高くて想定外のことが起こりにくい計画なら、順当に進んで成果もわかるのです。PDCAが時代遅れという批判をする前に、計画の立て方を見つめ直すべきかもしれません

PDCAの関連語とともに使いこなそう

きちんとした計画から始められれば、業務改善にとても有効なPDCA。ここでご紹介したSDCAをはじめ、さまざまな関連ワードがあるので、それらの意味とも関連づけて使いこなしましょう。