プレゼンのコツとは?社会人が知っておきたいスライド作成や話し方のポイントも解説

プレゼンとは『情報を発表し、聞き手に理解してもらう』こと

先輩

明日のプレゼン準備、しっかりできてる?あなた初めてなんでしょ?
そうなんですよ、緊張します。

新人

先輩

聞いている人に、何が言いたいか伝わらなければ意味ないからね。資料も、補足説明が最小限で済むくらいわかりやすくなってるか、もう一度チェックしておいてね。

プレゼンが『プレゼンテーション』の略語だということは多くの人が認識しているでしょうが、明確な意味を理解している人は少ないのではないでしょうか。

言葉の意味がわかれば、プレゼンに必要な要素もおのずと見えてくるはずです。ここでは、プレゼンの本来の意味だけでなく、実際に行う場合のコツなどもわかりやすく解説します。

プレゼンの英語は「presentation」

英語では略語は使わずに『presentation(プレゼンテーション)』といいます。この単語は名詞形で、動詞である『present』が語源とされています。私たちが普段当たり前に『贈り物』の意味で使っているプレセントですね。まず、それぞれの意味を確認しておきましょう。

present
・贈る
・贈り物として進呈する
・~を渡す
・存在している など
presentation
・提示すること
・概要説明
・披露
・贈呈 など

一般的なpresentは『物』ですが、『提案・情報を相手に贈る』と解釈できることから、presentationの語源にもなっているとされています。

ここで、『プレゼン』と贈り物の『プレゼント』を使った熟語も紹介しておきますね。

■I give a presentation.
私はプレゼンテーションをします。
■I hand the present.
私はプレゼントを渡します。

なお、英語では『贈り物』は『gift』で表現する場合も多いです。

■I give her a gift.
私は彼女に贈り物をします。

まずは基本から!プレゼンの概要を確認

プレゼンでは、聴衆の視覚・聴覚に訴えかけるように情報を提供し、内容を理解をしてもらいます。

そのプレゼンにより、聴衆に行動してもらうことを目的としています。

ビジネスシーンでプレゼンをするとなると、あまり経験がなければ「自分にはできる気がしない」「どうすればいい?」と思う人も多いでしょう。そこで、プレゼンの方法やどんな場面でプレゼンが必要になるかを簡潔に紹介しておきます。

プレゼンの方法

プレゼン準備から発表までの大まかな流れは次のとおりです。

①パワーポイントなどを利用し、スライド形式で進められる資料を作成する。
②出席者に資料を配布、発表者はスライドに資料を映し、説明していく。
③プレゼン後に質疑応答の時間を設ける。

プレゼン資料の構成は、プレップ法(PREP法)を用いるのが望ましいとされています。

プレップ法とは、はじめに『結論』を述べ、次に『理由』⇒『具体例』⇒『もう一度結論』の順番で組み立てる構成方法をいいます。

PREPは、『Point(結論)』『Reason(理由)』『Example(具体例)』『Point(結論)』の頭文字をとったものです。

なお、プレップ法については次の記事でわかりやすく解説しているので、より理解しやすいプレゼン資料を作るためにもぜひ参考にしてください。
プレップ法とはどんな意味?プレゼン、就活、面接に役立つ例をご紹介

プレゼンを行う場面

ビジネスシーンにおいては、自社の商品やサービスを顧客や消費者に理解してもらう手段として実施されるほかにも、こんな場面でプレゼンが行われます。

■新企画の提案
■新しい商品やサービスの紹介
■成果発表
■課題についての報告
■研究報告
■社外セミナー
■電話による営業 など

これ以外にも、発言したことで、聞いている人に行動してもらう目的で開催される会議や発表会ではプレゼンが行われることになるよ。

プレゼンをする人はプレゼンター

プレゼンをする人は『プレゼンター(=presenter)』といいます。プレゼンテーターといわれる場合もありますが、これは間違いで、正しくは『プレゼンター』です。

上司

ほかに、プレゼント・賞の贈呈者や、テレビやラジオの司会者もプレゼンターというよ。

プレゼンテーションのコツを伝授

ネット環境が整っているので、プレゼン資料の作成には公開されているサンプルを利用しても問題ありません。しかし、自分自身でも流れを理解するためにも、ポイントをおさえておくことは大切です

ここでは、資料作成、話し方など、手順ごとにポイントを解説します。

流れ・構成のコツ

資料の作成を始める前に、まず大まかな流れを決めます。その際は、前述した『プレップ法』を用いるのがわかりやすいです。

プレップ法は、『P(結論)』⇒『L(理由)』⇒『E(具体例)』⇒『P(もう一度結論)』の順番で組み立てる構成方法ですが、プレゼンを進めるにあたっては次のようになります。

【P】何についてのプレゼンを行うのかを主張する。
【L】どういった理由からこの主張をすることにしたのかを示す。
【E】主張した事柄を実行するとどうなるのか、しない場合はどうかなど、具体例を示す。
【P】主張したいことを最後にもう一度示す。

スライド・資料作成のコツ

プレゼンの資料は、スライドとして使えるよう作成しますが、さまざまなレイアウト作れるパワーポイントを使うのが一般的です。真っ白な紙に作ることが難しいと感じる人は、フリーのテンプレートもいろいろ公開されているので、それを参考にするのも一つの方法です。

ここで押さえておきたい大きなポイントは次の3つです。

■一つのスライドにつき、主張したいことは一つにする。二つ以上にすると、対象のスライドで一番伝えたい内容がボヤけやすい。
■もっとも重要な部分の色を変える、ボックスで囲むなど、目にインパクトを与えるデザインにする。
■シンプルで見やすいものにする。

上司

パワーポイントには、ゆっくり文字を表示させる、回転して表示させるなど、アニメーション機能も備わっているので有効に使おう!

話し方のコツ

書いてきた資料をダラダラ読むだけでは視聴者はすぐに飽きてしまい、どんなに見やすい資料を作っていても、相手の心に響きにくいものです。そのため、話し方にも工夫が必要です。

ポイント①ゆっくり話す
大きな声で話すことはもちろんですが、ゆっくりとしたテンポで話しましょう。大きな声でも早口だと耳障りに感じやすいので、日頃早いと感じている人は特に注意しましょう。
その②「えー」「あー」は少なめに
言葉の中に「あー」「えー」「えっと」「その」「つまり」などがたくさん入っているととても聞きにくいです。できるたけ言わないよう注意しましょう。
その③言葉の間に『間(ま)』を入れる
文章と文章の間に少し『間(ま)』を設けることで、言葉にメリハリがつきます。メリハリがつくと、単調な話し方にならないため、視聴者は飽きにくいです。

先輩

パワーポイントには、次のスライドのプレビュー、メモ、経過時間などが表示される『発表者ツール』もあるわよ。時間制限があるときには便利な機能ね。

『プレゼン』の使い方

会話の中で『プレゼン』を使うのは難しいことではないでしょう。そこで、基本的にどんなフレーズがあるかを紹介しておきます。

プレゼンをする
プレゼンがある
プレゼンを行う
プレゼンを聞く
プレゼンの準備をする
■よいプレゼンだった
■わかりにくいプレゼンだった など

聴衆の心をつかむプレゼンをしよう

「コレを伝えたい」「この提案を主張したい」など、相手に何かを伝える場面でプレゼンは行われます。そのため、相手の心をつかまなければ意味がありません。基本的に急に実施されることは少ないので、資料作成などの事前準備はしっかり行いましょう。