退職届の郵送方法を徹底解説|受理される送り方のマナーをチェック!

退職届 郵送

退職志望者

退職届って郵送してもいいんですね~。
体調不良や勤務地が遠方であるなど、会社からの指示や・許可を得た場合などは郵送することになるね。

アドバイザー

退職志望者

なるほど!手渡しが面倒とか、会社に行きたくないとかで郵送するのはダメということですね…
それはよくないね!円満退職のためにも最低限のマナーは守りましょう。

アドバイザー

退職届を渡すという行為は、決して楽しいものではありませんね。しかし、先に紹介したように退職届を「ただ、手渡しするのが面倒」という理由での郵送するのはNGです。

退職届を郵送してもいい場合の条件は決まっています。その中の、退職を企業側から拒否されていて、手渡しでは受けとってもらえないケースについての対応も紹介しています。退職届を郵送する際の送り方のマナーと併せておさえておきましょう。

アドバイザー

これから紹介するマナーができていなかったことが原因で、「受け取り拒否」や「不受理」など困った状況にならないようにおさえるポイントを知っておくことが重要です。

退職届は郵送してもいいの?2つの条件をチェック

退職届 郵送

早速、どんな場合なら退職届を郵送してもよいのか?という郵送可能な条件を確認してみましょう。以下の2つの条件に当てはまらない場合は、退職届を手渡しで渡してください。

1)会社から送付の許可・指示があった場合(体調不良を含む)

会社から下記のような理由で「退職届」の郵送を許可・指示される場合があります。

・体調や心の状態が良くなく、出社が困難な場合(入院しているなど)
・SOHOや在宅勤務などで遠方にいるため、出社の必要がないと判断される場合 など

その他、会社に赴くのが難しい状況の場合は、会社に相談してみましょう。

2)一方的に送り付けたい場合

会社が退職を認めてくれずに退職届の受け取りを拒否している場合にも「郵送」という手段を使うことがあります。

この場合は郵送金額が多少上がってしまいますが「内容証明郵便」で送ります。詳しくはこれから説明していきます。

「受理」される送り方のマナーをチェック!

退職届 郵送 受理 マナー

郵送における「マナー」ができていないとして、会社側の心証を悪くしてしまうことや、退職届を受理してもらえない事態になるのは避けたいですよね。

また、退職が認められず退職届の受け取りを拒否されている場合は特に、「受理」してもらうためのポイントをおさえて「退職届」(郵送用)を作成しましょう!

先に郵送を「伝えておく場合」と「伝えない場合」を使い分ける!

基本的に連絡をせずにいきなり退職届を送るのはマナー違反です。会社側が怒ってしまい、受け取り拒否をされることも。郵送で退職届を送る許可を得てから送るようにしましょう。

ただ、手渡しでの退職届の受け取りを拒否されている場合は別です。先に知らせておくことで、郵送の場合も受け取りを拒否される可能性が高くなってしまいます。この場合は、あえて伝えない方が受け取ってもらえる確率が上がるでしょう。

MEMO
退職届を郵送で提出する場合に必要なもの一覧
以下の6点をそろえておけば、退職届を作成したうえで郵送することができます。

どのアイテムも特に変わったものなどなく、文房具屋やホームセンター、コンビニ、通販、100円ショップで購入することができます。

1)コピー用紙かシンプルな便せん
2)黒色ボールペンか万年筆
3)白無地の二重封筒
4)  郵送用の封筒  ※3)の封筒よりも一回り大きいもの
5)添え状

6)赤ペン ※4)に「親展」と記載するため

ちなみに、郵送しない場合は1)~3)が必要です。

添え状を必ず入れる

退職届を郵送して提出する場合のみ必要になるがの「添え状」です。

添え状の「用紙」については退職届で使用した用紙(A4かB5サイズのコピー用紙や便せん)と同じもので構いません。

「作成方法」はパソコンでも手書きでも問題ありません。パソコンでの作成の場合は「横書き」、手書きの場合は「縦書き」にすることが一般的です。

添え状のテンプレ

【横書きの場合(パソコン入力をする場合、退職届が横書きの場合など)】

平成●年●月●日

株式会社××
○○部○○課
○○様(社長の名前)

○○部○○課
○○ △△(自分の名前)

退職届の送付について(タイトル)

 

拝啓

貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

 

このたび一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
同封の通り、退職届を提出させていただきますのでご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

 

短い間ではございましたが、大変お世話になりました。

 

末筆ながら 貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

※タイトルはあってもなくてもOK
〇ダウンロードはこちらから⇒ 添え状のテンプレート(横書き)

【縦書きの場合(手書きが多い)】

退職届 添え状 縦書き テンプレ

〇ダウンロードはこちらから⇒ 添え状のテンプレート(縦書き)

注意
【共通】
日付は退職の日付や作成した日付ではなく、「退職届を発送した日」にしてください。

一緒に保険証を入れてもOKなのか?

退職時には会社に保険証を返却しなければなりませんよね。その場合「どうせ退職届を郵送するのだから、1回で済ませたい」と思う人もいるでしょう。

保険証の返送は同時にしてしまうことは問題ありません。しかし、基本的には保険証は退職日の翌日に送り返すべきといえます。

理由は退職日までに、ケガや病気をして病院にかかることになったときに保険証が手元になく、医療費を10割負担をしなければならない事態が考えられるから。

退職届を出すタイミングとしては退職の1か月から2か月前が妥当だといわれています(引継ぎなどがあるため)。民法上では退職の2週間前に会社に知らせればいいといわれています。

どちらの場合にしても退職届を提出してから退職までは時間が空くため、別に郵送することをおすすめします。

一回り大きい封筒を用意する

郵送用の「封筒」についても、受理してもらえるように注意しなければいけない事項があります。封筒の選び方、退職届の封筒に対応している郵送用封筒のサイズや書き方のマナーなどをおさえておきましょう。

ここを見ておけば迷うことなく退職届の郵送用の封筒を作成できます。

郵送用の封筒の種類、入れ方

郵送用の封筒も、退職届を入れる封筒と同様に「白無地」のものを選びましょう。茶封筒はマナー違反です。

退職届の封筒と異なるのは郵便番号を記入する枠があるものを選ぶということ。以下に退職届よりも一回り多きい封筒はどのサイズになるのか表にしていますので、購入の際に参考にしてください。

退職届の封筒よりも一回り大きな封筒の対応表
退職届の封筒サイズ郵送に使える封筒サイズ
長型4号長型3号
長型3号角型5号

【添え状と退職届の封筒の入れ方】
① 退職届と添え状を、退職届よりも一回り大きい封筒に入れます。
退職届の上に、3つ折りにした添え状を、添え状の書き出しが上になるように重ねてのせます

 

右下に「親展(宛名以外のほかの人は開けないでくださいという意味)と赤字で書き、「退職届在中」とは記載しないのがマナーです。

③封筒の裏面には自分の住所・名前を書き、封をした部分に〆マークを書いておきます。

郵送方法は「普通郵便」か「書留(内容証明郵便)」を選ぶ

会社からの指示や許可を得て郵送する場合は、普通郵便での発送でも構いませんが、会社から退職を拒否されている場合は書留(内容証明郵便)で送付します。

内容証明郵便とは

内容証明とは
いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。
· 当社が証明するものは内容文書の存在であり、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。
· 内容文書とは、受取人へ送達する文書をいいます。
謄本とは、内容文書を謄写した書面をいい、差出人及び差出郵便局において保管するものです。
また、電子内容証明サービス(e内容証明)では、インターネットで24時間受付を行っています。

引用:日本郵政グループ

内容証明郵便で送っておくことで「会社に退職届を発送した事実」「発送日」「内容(コピーを取っておく)」を郵便局が証明してくれます。

そのため民法上、退職の意を伝えていることになり、会社がいくら受け取りや退職を拒否をしても退職できるようになるので安心してください(退職届の日付は到着から2週間以上たった日付を記載する)。

内容証明郵便の料金
基本料金 + 一般書留の加算料金(430円) + 内容証明の加算料金(430円)

以上のように、通常郵便で送るよりも860円も料金が高くなってしまいますが、受理されなければ意味がありません。受理されるか不安があるときは内容証明郵便を利用してください。

アドバイザー

【普通・内容証明郵便共通】切手の料金不足やその他の不備が無いように、自分で切手を貼ってポストに入れるのではなく郵便局の「窓口」を利用して送付するようにしましょう。

退職届、退職願、辞表の違いは?など気になるところを解説

退職届 郵送 疑問 解決

この記事では、退職届の郵送方法などについて紹介してきました。そもそも退職届と退職願・辞表との違いは?やその他気になる部分や郵送以外の退職届のマナーなど以下の記事で紹介しています。

詳しく知りたい方はリンクでチェックしてみてください。退職届 用紙退職届の用紙はコピー用紙?白便せん?サイズや折り方などマナーを紹介

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退職代行サービスを紹介

退職代行サービスとは退職にかかる手続きなどをすべて有料で代行してもらえるサービス

人材不足の近年では、辞めるときに素直に辞めさせてもらえないケースが増えてきています(平成29年度は少し落ち着いたが総合労働相談件数は3.9万件にものぼる)。
参考:平成29年度個別労働紛争解決制度の施行状況

そのため退職代行サービスを利用して円満に退社する例が増えています。

会社ともめてしまって自分ではどうしようもできない、パワハラを受けている、郵送してもそのあと会社に通うことになるため、気まずくなりたくないなどお困りの方は相談してみてもいいでしょう。

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