内定承諾をメールのみでしてもいい？件名や返信方法、例文もご紹介！

基本は電話？内定承諾の基礎知識

内定承諾といっても、「ズバリこういうものだ！」と答えられる求職者の方は、なかなかいないのではないでしょうか？

まずは内定承諾に関する基礎知識を学んでいきましょう。内定を承諾するときに、最低限伝えるべき事項は次の2点です。

※あいまいな表現をするとトラブルになってしまうこともあるので注意してください。

電話での内定承諾は丁寧な印象に

基本的に、内定承諾の方法は電話が好ましいとされています。これからお世話になる会社ですから、電話で直接感謝を伝え、丁寧な対応をしておきたいものです。

しかし、ビジネスマナーとして、メールで内定承諾をして問題ない場合もあります。また、転職エージェントサービスを使用した場合には、内定承諾もエージェントを通して行うケースが存在します。

内定通知の流れ

企業からの内定通知は、一般的に次のような流れで行われます。

最終面接後は、電話やメールで連絡がくるかもしれないため、見逃さないようにしましょう。不採用の場合は、メールがくるか、不採用通知書が送付されます。企業によっては、不採用の求職者には連絡をしない場合もあります。

雇用条件に不明点がないかチェック！

入社までに確認しておくべき雇用条件としては、次の事項が挙げられます。もし気になる点があれば、「内定承諾をする前」に必ず確認しておきましょう。

多くの場合は、応募や面接の時点で明らかになるでしょう。しかし、上記のような雇用条件が確認できていないまま入社すると、あとで困ってしまうことも。「聞きにくいから」と遠慮せずに、気になることがあれば確認しておくと安心です。

メールのみで内定承諾をしてもいい条件とは

電話で内定承諾をすることで丁寧な印象は与えられますが、場合によってはメールのみで対応するのもアリ。どんなときにメールで内定承諾ができるのかお伝えします。

メールで内定承諾してもいい2つの条件

どのような場合にメールのみで内定の承諾を行うことができるのか、2パターンに分けて紹介していきます。

1）メールで内定連絡を受け取った場合

会社側から内定の通知をメールでもらった場合は、そのまま返信し、内定承諾をしてもいいとされています。メールで連絡をもらったのであれば、メールで返信するのが自然ではありますよね。

最終面接のときに、合否の通知方法（電話・メール、いつごろまでになど）について伝えられることがあります。電話やメールでの対応方法を準備しておくと、落ち着いて行動できるのでおすすめです。

2）電話をしたときに不在だった場合

内定承諾の電話をかけたとき、担当者が不在だった場合も、メールで対応していいパターンのひとつです。

採用担当者も多人数の相手をするわけですから、処理が多く忙しい場合もありますよね。そのため、メールでの内定承諾でも、マナーさえ守られていれば悪い印象にはなりません。

ただ、この場合は前置きに「電話をさせていただきましたが…」という文をつけておきましょう。

メールで内定承諾するときの文例

電話とは異なり、メールのみで内定承諾する場合は、時間をかけてゆっくり文面を考えることができます。次のような文例を参考にしながら、メールの内容を検討してみてください。

まずはお礼を述べ、確認すべきことがあれば、その旨を記載しましょう。内定承諾について明確に意思表示してしまったあとでは、細かな雇用条件などは聞きにくくなるため、先に確認しておくようにしてください。

内定承諾のタイミングは原則1日以内！

内定の通知を受けてから、どのタイミングでメールの返信をするべきなのでしょうか？

承諾のタイミングは1日以内が基本で、なるべく早い方が好ましいといえます。その理由は、ビジネスマナーとして24時間以内の返信が基本とされているためです。

ただ、まだ学生であるなど、社会に出ていない場合もあるでしょう。その場合は、遅くても最低2～3日以内には返信したいところです。

内定承諾を保留したい場合は、その旨をメールに記載しても問題ないため、はっきりと意思を伝えることがおすすめです。

内定承諾に関するメールの書き方のポイント

実際にメールで承諾の連絡をするときに、おさえておくべきポイントをまとめてみました。内定承諾のメールとは、こういうものだということを確認しておきましょう。

伝えるべきことを絞って簡潔＆丁寧に伝える

内定をもらえて、「うれしい気持ちでいっぱい」というときでも、その気持ちを長々と書き連ねるのはＮＧ。

なぜなら、採用担当者は複数人の選考で多忙なことが多いため、パッとみて内定を承諾するのかどうかがわかりやすい端的なメールを求めているからです。最低限の必要な要素を残し、できるだけムダを省いたメール作成を心掛けましょう。

伝えるべき3つの要素

必要事項を端的にメールで伝えるために、「これが書けていればOK」という要素を挙げてみました。

1）お礼の言葉

まずは、内定をしてもらったことに関してお礼の言葉を書きましょう。さらっとでOKです。

少し丁寧にする場合には、「先日は、お忙しい中、面接をしていただき誠に有難うございました。」などのお礼も入れてもOK。長くなりすぎないように注意が必要です。

2）【重要】内定承諾の意思表示

この部分があいまいな表記になっていると、確認作業が必要になるなど、採用担当者の手をわずらわせてしまうことも。メールの文面で、はっきりと内定を承諾する意思表示ができているか、チェックしてから送信しましょう。

3）入社後の意欲

入社後に早く貢献できるように頑張る気持ちがあることも書いておきましょう。こちらもさらっとした文章でOKです。

パターン別｜内定承諾メールの文例（件名・本文）

基本的には必要な内容は同じなのですが、少し細かくパターンに分け、メールの文例やチェック事項を紹介します。

自分はどのパターンに当てはまるのかを考えて、参考にしてみてください。

メールで内定連絡を受け取った場合の文例・返信の件名

まず、1つ目のパターンとして「内定連絡をメールで受け取った場合」の文例を紹介します。

電話をしたときに不在だった場合の文例

内定承諾の連絡に関して電話をしたが、担当者が不在などつながらなかった場合のメール文例です。

「保留」にさせてほしい場合の文例

内定の連絡をもらっても、もちろん承諾を迷ってしまうときや、残念ながらお断りをする場合もあるでしょう。

「まずは考える時間がほしい」など、内定承諾を保留にさせてほしいときの文例を紹介します。

内定保留後の承諾メールを送る場合の文例

内定の承諾を保留にしたあとに、承諾させてもらう連絡をするパターンの例文も紹介します。

英語で内定承諾のメールを送る場合

内定を承諾する英文の一般的なメール例文もご紹介します。訳はあえて載せませんので、訳文を理解したうえで活用してください。

内定承諾後に内定辞退はできるのか？

内定承諾の電話やメールをしたあとに、何らかの事情で「やっぱり辞退したい」ということもあるでしょう。この場合、辞退することは法律的にはOKです。会社側から訴えられることはありません。

しかし、企業側としても、採用にかけている時間や費用は決して少なくありません。法律的には問題がないといっても、企業側に多大な迷惑がかかってしまうことを念頭において辞退の申し出をするようにしましょう。

転職・中途採用の場合の注意点とは｜新卒と異なる点

転職の場合、注意しておきたいのが「入社日」です。新卒の場合と異なり、会社をまだ辞めていない場合は引き継ぎなどの期間が必要になるため、すぐの入社が不可能なこともあります。一般的には引継ぎなどに1か月は欲しいところなので、転職先を1か月以上待たせてしまうことにも。

採用内定からあまりに待たせてしまうと、人手不足などで即戦力が期待されている場合などでは、内定を取り消されてしまうこともあります。

内定承諾をする前に、トラブルを防ぐため、入社日のすり合わせを行うようにしましょう。

転職の場合で、トラブルにならないか不安な場合は、無料で相談できる転職エージェントを利用するのもおすすめです。